Situation Report: Laporan situasi disusun oleh BPBD dan lintas sektor terkait dari Pemda Kabupaten Flores Timur dengan pendampingan dari BPBD dan Pemda Provinsi NTT dan BNPB menggunakan format laporan yang sudah disepakati oleh berbagai pihak. Dalam laporan situasi ini sudah diintegrasikan data kelompok rentan terpilah sesuai dengan kebutuhan klaster-klaster penanggulangan bencana dan sub-sub klasternya, serta upaya-upaya yang telah dilakukan.
Dokumen lain yang diikutsertakan antara lain: "Update Laporan perkembangan dari Dinas Kesehatan Kab. Flores Timur Letusan Gunung Lewotobi Laki-laki Kabupaten Flores Timur, Provinsi Nusa Tenggara Timur" yakni pemuktahiran hasil kaji cepat kesehatan (RHA) yang disusun oleh Dinkes Kabupaten Flores Timur dengan pendampingan dari Dinkes Provinsi NTT dan Pusat Krisis Kesehatan, Kemenkes. Beserta SK Tanggap Darurat dari Bupati Flores Timur dan Peta Risiko Gunung Api Kabupaten Flores Timur beresolusi tinggi yang disusun oleh Pusat Krisis Kemenkes RI bantuan WHO Indonesia.
Hasil dari laporan-laporan tersebut dikemas oleh Relawan Siap Siaga dan Desk Relawan BPBD NTT menjadi Infografis yang menampilkan data-data kelompok rentan di tiap-tiap pos lapangan dan relawan yang sudah berada di pos-pos tersebut.