Free Online Workshop

Komunikasi dalam Incident Command System (ICS)

Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit

Selasa dan Kamis, 7 & 9 April 2020

Pengantar

Konsep penanganan pandemi COVID-19 ini pada dasarnya sama dengan konsep penanganan bencana. Perbedaannya hanya ada di prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Sudah saatnya rumah sakit mengaktifkan ICS yang sudah dibentuk untuk menangani pandemi COVID-19. ICS yang dibentuk dapat dikatakan sudah berjalan jika sudah memenuhi 3 fungsi yaitu what doing what (pembagian tugas), communication (alur komunikasi), dan what if (rencana cadangan).

Permasalahan yang sering dihadapi oleh rumah sakit adalah sudah memiliki SK satuan tugas penanganan COVID-19 beserta tugas dan fungsinya, namun belum memiliki alur komunikasi internal dan alur komunikasi eksternal. Misalnya bidang logistik sudah masuk dalam ICS dan sudah memiliki tugas fungsi yang jelas, namun ketika ada masalah kekurangan APD, bidang logistik tidak mengetahui kemana harus berkoordinasi, apakah langsung meminta ke pihak eksternal atau melalui komandan internal dulu. Alur komunikasi ini penting untuk dipahami oleh tim ICS untuk memudahkan koordinasi secara sistematis antar bidang (internal) dan diluar tim (eksternal). Dengan demikian semua informasi kebutuhan dan pelaporan kegiatan bisa terpenuhi dengan baik.

Apa yang Terjadi Saat Ini dalam Komunikasi Saat Wabah?

Cara berkomunikasi yang saat ini sangat populer adalah WhatssApp Group (WAG). Kemudahan dan kecepatan WAG dapat diandalkan. Akan tetapi WAG mempunyai masalah karena dirancang untuk komunikasi sosial, bukan untuk alat komunikasi mengelola bencana yang sangat kompleks. Terjadi banyak tumpukan pesan, sehingga harus scrolling ke atas untuk mencari berita atau kejadian.

Dalam konteks keterbatasan WAG, ada sistem baru yang disebut Slack yang dirancang mempunyai kanal - kanal untuk diskusi. Kanal - kanal tersebut dapat mendukung komunikasi di dalam sebuah sistem manajemen yang kompleks. Diharapkan akan ada perbaikan komunikasi dengan menggunakan Slack dalam manajemen Wabah COVID-19 ini.

Tujuan Workshop

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan workshop komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar - dasar komunikasi dalam ICS, alur komunikasi, SOP komunikasi dan alat/platform komunikasi berbasis online (aplikasi Slack). Dalam kondisi bencana, rapat koordinasi klaster kesehatan biasanya dilakukan setiap hari dimana dalam rapat koordinasi tersebut semua sub klaster kesehatan menyampaikan laporan kegiatan dan list kebutuhan melalui pertemuan langsung. Namun dalam kondisi sekarang ini, dengan pandemi COVID-19 yang memiliki karakter penularan sangat tinggi, maka alat komunikasi yang digunakan untuk koordinasi harus berbasis online. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi Slack.

Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit

Output Kegiatan

Peserta memahami alur komunikasi dalam ICS
Peserta memiliki SOP komunikasi internal dan komunikasi eksternal
Peserta memiliki alat komunikasi ICS berbasis online (aplikasi Slack)

Peserta dan Persyaratan

Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System. Diikuti oleh sejumlah komponen yang terdiri dari :

Komandan ICS RS dalam Penanganan COVID-19
Staf lainnya yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19

Waktu Pelaksanaan

Hari/Tanggal : Selasa dan Kamis/7 April dan 9 April 2020
Pukul : 10.30 – 12.00 WIB

Catatan:
Hari Rabu merupakan masa untuk mengerjakan tugas dari Hari 1.

Agenda Kegiatan

Pertemuan 1

Komunikasi dalam ICS dan Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack

Selasa, 7 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Alur Komunikasi dalam ICS

Narasumber:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD

Fasilitator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH

TPK (Tujuan Pembelajaran Khusus)	Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan	Metode
Memahami dasar - dasar komunikasi	Memahami dasar - dasar komunikasi : Prinsip Elemen Teknik komunikasi	Ceramah Tanya jawab Diskusi Penugasan
Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS	Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS struktur : Struktur Organisasi Tugas dan tanggung jawab
Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi	Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi : SOP komunikasi internal SOP komunikasi eksternal
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack	Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack Pengenalan Aplikasi Slack Langkah – Langkah Pembuatan dan Penggunaan Slack

*Hari/Tanggal : Rabu, 8 April 2020

Materi : Mandiri Penugasan dan Membuat Slack

Tujuan Pembelajaran Umum : Untuk memahami alat komunikasi dalam ICS dengan menggunakan aplikasi Slack

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Sesi Pembukaan Workshop”

Pembukaan

Workshop hari ini dibuka oleh Prof. dr. Laksono Trisnantoro dari PKMK FK - KMK UGM. Workshop ini akan memperkenalkan satu aplikasi yang bisa membantu untuk meningkatkan komunikasi dalam situasi COVID-19. Selama ini komunikasi dibangun melalui WhatsApp Group (WAG) dan aplikasi ini mudah untuk digunakan. Namun penggunaan WAG ini bisa menjadi suatu jebakan untuk komunikasi - komunikasi yang kompleks seperti yang ada di manajemen bencana dengan menggunakan ICS. Kemungkinan akan banyak pesan yang “tertimbun” dan pesan yang banyak ini sering mengalihkan topik diskusi di WAG. Sistem komunikasi di ICS perlu diintegrasikan ke dalam sistem manajemen untuk memperkuat struktur komando dan operasi yang ditetapkan. Salah satu platform komunikasi yang bisa digunakan adalah aplikasi Slack.

Implementasi Komunikasi dan Informasi dalam Struktur ICS HDP

Materi ini disampaikan oleh Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dari Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK - KMK UGM. Materi ini membahas posisi komunikasi dalam struktur ICS dan memahami juklak yang dibutuhkan untuk komunikasi misalnya dengan adanya SOP komunikasi internal maupun eksternal. Komandan dan kepala seksi dalam komunikasi bertugas menyampaikan instruksi yang jelas kepada petugas/kepala seksi/sub seksi/staf di bawahnya. Kemudian staf memberikan feedback berupa laporan menggunakan media komunikasi yang disepakati. Jadi alur komunikasi dari atas ke bawah sudah jelas, apa yang penting diinformasikan, bagaimana menyampaikan informasi tersebut dan kepada siapa informasi tersebut disampaikan.

Pada sesi diskusi, rumah sakit RSUD Selong Lombok Timur menyampaikan bahwa sejauh ini platform komunikasi yang digunakan adalah WAG, namun SOP alur komunikasi belum disusun. RSU Charlie Kendal sedang menyiapkan komunikasi alternatif dengan menggunakan handy talky (HT). RSUD Sleman sudah memiliki juru bicara yang bertugas untuk menyampaikan informasi kepada pihak eksternal, untuk mengelola komunikasi dalam internal belum ditentukan. RSPAU dr.S.Hardjolukito sudah memiliki alur komunikasi yang baik, semua informasi keluar satu pintu jadi atas persetujuan komandan dulu. Komunikasi untuk operasional sudah terbangun dengan baik, misalnya operasional melaporkan terkait penanganan pasien (jumlah dan kondisi pasien yang ditangani) harus disampaikan setiap hari ke pos komando COVID-19.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Implementasi Komunikasi dalam ICS dan Penggunaan Slack”

Tutorial Penggunaan Slack

Materi ini disampaikan oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Sesi ini memperkenalkan aplikasi Slack yang bisa digunakan untuk membangun komunikasi dalam ICS pada masa darurat bencana. Slack ini memiliki channel - channel khusus yang dapat mengkategorikan topik informasi yang akan dibahas oleh tim. Misalnya dalam konteks ICS maka bisa dibuat channel sistem komando, bidang operasional, perencanaan, logistik dan keuangan/administrasi. Channel ini bisa diatur apakah bisa diakses secara bebas atau hanya orang - orang tertentu. Ini akan memudahkan bagi anggota Slack untuk melihat perkembangan informasi per bidang. Jika ada anggota baru yang dimasukkan, anggota tersebut juga bisa melihat informasi yang sudah ada di Slack, berbeda dengan WAG, anggota baru tidak bisa membaca informasi yang yang ada di grup sebelum bergabung. Setelah pemateri menyampaikan turtorial pembuatan Slack ini, pemateri melakukan demo langsung mulai dari penginstalan sampai dengan penggunaan. Tutorial yang disampaikan adalah pembentukan grup Slack untuk admin dan tutorial bagi anggota yang mendapatkan undangan bergabung Slack.

Pada sesi diskusi, rumah sakit menanyakan apakah admin yang ingin mengundang anggota lainnya harus menggunakan email? Apakah bisa menggunakan nomor telepon, karena kondisi di rumah sakit banyak staf yang tidak menggunakan email. Sejauh ini Slack hanya bisa mengundang dengan menggunakan email, jadi disarankan supaya membuat email terlebih dahulu.

Workshop hari ini ditutup dengan penjelasan kembali tenatnag penugasan. Pada hari Rabu, 8 April peserta akan mengerjakan penugasan secara mandiri dan mencoba membuat Slack. Informasi selengkapnya terkait workshop ini silakan disimak di http://bencana-kesehatan.net/index.php/73-full-page/serial-hdp-rs/3919-free-online-workshop-komunikasi-dalam-incident-command-system-ics.

Reporter : Happy R Pangaribuan

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK-KMK UGM

Pertemuan 2

Presentasi Penugasan Peserta dan Pengecekan Slack Peserta

Kamis, 9 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum :
Memiliki SOP Alur Komunikasi dalam ICS dan Memiliki Alat Komunikasi menggunakan Aplikasi Slack

Narasumber:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD

Fasilitator: Happy R Pangaribuan SKM, MPH

TPK (Tujuan Pembelajaran Khusus)	Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan	Metode
Memahami alur komunikasi dalam ICS dan memahami penggunaan aplikasi Slack	Presentasi oleh peserta Tanggapan dan masukan oleh pembicara	Presentasi Tanya jawab Diskusi
Kesimpulan
Penutup

MATERI

ICS - Komunikasi Resiko

Hasil Penugasan 1

Presentasi SLACK RSUD Sleman-dikonversi

PENUGASAN

Penugsan 9 April 2020

Kirim penugasan di sini

Arsip Video

REPORTASE

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Presentasi Penugasan Kanal Slack oleh RSUD Sleman”

Fasilitator menampilkan hasil review penugasan dari peserta. RS Pondok Indah Bintaro Jaya sudah memiliki alur komunikasi. Jenis informasi yang disampaikan dan kemana informasi disampaikan masing - masing bidang sudah jelas. Ketua Tim Medis (Manager Medis) dalam ICS RS Pondok Indah Bintaro Jaya penyampaikan laporan proses penanganan pasien dan melaporkan dokter yang kontak dengan pasien terkonfirmasi positif COVID-19 secara berkala kepada komandan melalui rapat tim satgas COVID. Hal yang menjadi catatan bagi RS Pondok Indah Bintaro Jaya adalah sistem pencatatannya harus lengkap dan ada orang yang fokus untuk pencatatan dan pelaporan kegiatan dari masing - masing bidang. SOP yang disusun terkait sistem komunikasi ini harus disesuaikan dengan satgas COVID yang sudah dibuat.

STIKES Telogorejo Semarang sudah membangun komunikasi yang terintegrasi dalam internal STIKES. Segala informasi yang disampaikan oleh STIKES Telogorejo Semarang ke masyarakat berupa tindakan dan himbauan terkait penanganan COVID-19, tentu atas persetujuan dari Ketua Yayasan. Masukan untuk STIKES Telogorejo Semarang adalah ada Liaison Officer (LO) yang fokus bertugas sebagai penghubung yayasan dengan pihal luar yang terkait.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Sesi diskusi review penugasan peserta”

Sistem komunikasi di RSUD Sleman terbangun dengan jelas, alur komunikasi antar bidang sudah dituliskan dengan detail termasuk informasi apa saja yang harus disampaikan dan kapan informasi disampaikan. Masing - masing bidang memiliki form pelaporan dan form pelaporan ini dilaporkan rutin setiap hari. Semua laporan dikelola oleh sekretaris, di dalam tim sekretaris ini juga ada juru bicara yang bertugas untuk menyampaikan informasi kepada media atau pihak luar. Segala informasi yang disampaikan oleh juru bicara atas persetujuan dari komandan bencana. RSUD Sleman juga sudah membuat aplikasi Slack untuk tim ICS mereka, channel - channel yang dibuat sesuai dengan bidang - bidang dalam ICS RSUD Sleman. Namun masih banyak kendala yang dihadapi dalam penggunaan Slack ini, misalnya aplikasi berbahasa Inggris, akun berbasi email dan masih terbiasa dengan kemudahan WhatsApp Group (WAG). Melihat kondisi sekarang yang membutuhkan informasi dengan cepat, sementara aplikasi Slack ini masih baru bagi staf dan masih dalam tahap proses belajar maka belum bisa sepenuhnya komunikasi berpindah ke aplikasi Slack. Keunggulan aplikasi Slack ini bisa melakukan thread setiap komentar.

Secara keseluruhan workshop ini berjalan dengan baik. Informasi selengkapnya terkait workshop Komunikasi dalam Incident Command System silakan disimak di http://bencana-kesehatan.net/index.php/73-full-page/serial-hdp-rs/3919-free-online-workshop-komunikasi-dalam-incident-command-system-ics.