logo

ugm-logo

Free Online Workshop

Komunikasi dalam Incident Command System (ICS)

Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit

Selasa & Kamis, 14 & 16 April 2020


Pengantar

Konsep penanganan pandemi COVID-19 ini pada dasarnya sama dengan konsep penanganan bencana. Perbedaannya hanya ada di prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Sudah saatnya rumah sakit mengaktifkan ICS yang sudah dibentuk untuk menangani pandemi COVID-19. ICS yang dibentuk dapat dikatakan sudah berjalan jika sudah memenuhi 3 fungsi yaitu what doing what (pembagian tugas), communication (alur komunikasi), dan what if (rencana cadangan).

Permasalahan yang sering dihadapi oleh rumah sakit adalah sudah memiliki SK satuan tugas penanganan COVID-19 beserta tugas dan fungsinya, namun belum memiliki alur komunikasi internal dan alur komunikasi eksternal. Misalnya bidang logistik sudah masuk dalam ICS dan sudah memiliki tugas fungsi yang jelas, namun ketika ada masalah kekurangan APD, bidang logistik tidak mengetahui kemana harus berkoordinasi, apakah langsung meminta ke pihak eksternal atau melalui komandan internal dulu. Alur komunikasi ini penting untuk dipahami oleh tim ICS untuk memudahkan koordinasi secara sistematis antar bidang (internal) dan diluar tim (eksternal). Dengan demikian semua informasi kebutuhan dan pelaporan kegiatan bisa terpenuhi dengan baik.

Apa yang Terjadi Saat Ini dalam Komunikasi Saat Wabah?

Cara berkomunikasi yang saat ini sangat populer adalah WhatssApp Group (WAG). Kemudahan dan kecepatan WAG dapat diandalkan. Akan tetapi WAG mempunyai masalah karena dirancang untuk komunikasi sosial, bukan untuk alat komunikasi mengelola bencana yang sangat kompleks. Terjadi banyak tumpukan pesan, sehingga harus scrolling ke atas untuk mencari berita atau kejadian.

Dalam konteks keterbatasan WAG, ada sistem baru yang disebut Slack yang dirancang mempunyai kanal - kanal untuk diskusi. Kanal - kanal tersebut dapat mendukung komunikasi di dalam sebuah sistem manajemen yang kompleks. Diharapkan akan ada perbaikan komunikasi dengan menggunakan Slack dalam manajemen Wabah COVID-19 ini.

 

Tujuan Workshop

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan akan mengadakan workshop komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit, workshop ini akan membahas dasar - dasar komunikasi dalam ICS, alur komunikasi, SOP komunikasi dan alat/platform komunikasi berbasis online (aplikasi Slack). Dalam kondisi bencana, rapat koordinasi klaster kesehatan biasanya dilakukan setiap hari dimana dalam rapat koordinasi tersebut semua sub klaster kesehatan menyampaikan laporan kegiatan dan list kebutuhan melalui pertemuan langsung. Namun dalam kondisi sekarang ini, dengan pandemi COVID-19 yang memiliki karakter penularan sangat tinggi, maka alat komunikasi yang digunakan untuk koordinasi harus berbasis online. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan adalah aplikasi Slack.

Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan COVID-19 di rumah sakit

 

Output Kegiatan

  • Peserta memahami alur komunikasi dalam ICS
  • Peserta memiliki SOP komunikasi internal dan komunikasi eksternal
  • Peserta memiliki alat komunikasi ICS berbasis online (aplikasi Slack)

 

Peserta dan Persyaratan

Peserta workshop adalah peserta yang telah mengikuti workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System. Diikuti oleh sejumlah komponen yang terdiri dari :

  • Komandan ICS RS dalam Penanganan COVID-19
  • Staf lainnya yang tergabung dalam ICS RS dalam Penanganan COVID-19

 

Waktu Pelaksanaan

Hari/Tanggal   : Selasa & Kamis, 14 & 16 April 2020
Pukul             : 08.30 – 10.00 WIB

Catatan:
Hari Rabu merupakan masa untuk mengerjakan tugas dari Hari 1.

 

Agenda Kegiatan

Persiapan Workshop

  1. Seluruh peserta dipastikan masuk ke grup WA Komunikasi dalam ICS Angkatan II
  2. Seluruh peserta mengerjakan survei pendahuluan sebagai berikut:
  3. Seluruh rumah sakit yang terdaftar mengikuti workshop akan diberikan sertifikat sebagai peserta workshop (participant certificate) dan rumah sakit juga akan mendapatkan sertifikat telah menyelesaikan workshop (accomplishment certificate) dengan memenuhi syarat dibawah ini:
    • mengirimkan survei
    • mengerjakan Kirkpatrick evaluation sebelum dan sesudah workshop
    • kehadiran online diskusi
    • pengerjakan penugasan 1

Pertemuan 1

Komunikasi dalam ICS dan Alat Komunikasi Menggunakan Aplikasi Slack

Selasa, 14 April 2020

Tujuan Pembelajaran Umum : Memahami Alur Komunikasi dalam ICS

Narasumber:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
2. dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD

Fasilitator : Happy R Pangaribuan SKM, MPH

TPK
(Tujuan Pembelajaran Khusus)

Pokok Bahasan dan

Sub Pokok Bahasan

Metode

Memahami dasar - dasar komunikasi

Memahami dasar - dasar komunikasi :

  1. Prinsip
  2. Elemen
  3. Teknik komunikasi

Ceramah

Tanya jawab

Diskusi

Penugasan

Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS

Memahami posisi komunikasi dalam struktur ICS struktur :

  1. Struktur Organisasi
  2. Tugas dan tanggung jawab

Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi

Memahami juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi :

  1. SOP komunikasi internal
  2. SOP komunikasi eksternal
Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack

Memahami Alat Komunikasi menggunakan aplikasi Slack

  1. Pengenalan Aplikasi Slack
  2. Langkah – Langkah Pembuatan dan Penggunaan Slack
 

 

*Hari/Tanggal : Rabu, 15 April 2020

Materi            : Mandiri Penugasan dan Membuat Slack

Tujuan Pembelajaran Umum : Untuk memahami alat komunikasi dalam ICS dengan menggunakan aplikasi Slack
 

MATERI

pdf Pengantar-Software-Komunikasi-ICS_LT

pdf ICS - Komunikasi Resiko

pdf Tutorial Penggunaan Slack

 

REFERENSI 

pdf adsf

pdf asdf

pdf asdf

pdf asd

pdf asdf

pdf asdf

 


PENUGASAN


report icon Penugasan 14 April 2020-Komunikasi dalam ICS

monitor Kirim penugasan di sini

 

Arsip Video

Reportase

komunikasi 2 P11

Figure 1 Prof. Laksono Trisnantoro membuka rangkaian webinar komunikasi

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK - KMK UGM kembali menggelar kursus jarak jauh mengenai komunikasi dalam Incident Command System (ICS) untuk memperkuat penanganan COVID-19 di rumah sakit untuk angkatan kedua. Setidaknya ada 17 rumah sakit dari seluruh Indonesia yang bergabung hari ini. Kursus online yang diselenggarakan secara gratis ini bisa terlaksana atas kerja sama antaa PKMK dan IPMG. Tujuan dari pertemuan kali ini yaitu membahas implementasi komunikasi dan informasi dalam struktur ICS serta memperkenalkan sebuah platform komunikasi yang direkomendasikan untuk ICS ini.

Moderator kursus yang mulai rutin diselenggarakan sejak Maret yang lalu ini adalah Happy Pangaribuan, MPH. Adapun narasumber pertemuan kali ini adalah:

  1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt

Prof. Laksono Trisnantoro selaku guru besar di FK - KMK UGM membuka kursus kali ini dengan menyampaikan bahwa dalam situasi menghadapi pandemik seperti sekarang ini alat pendukung komunikasi menjadi sangat krusial dalam penyampaian informasi. Saat ini, platform yang paling populer digunakan ialah WhatsApp. Namun karena terlalu overrated, informasi di dalam komunikasi WhatsApp sendiri mudah sekali untuk tertimbun dengan pesan - pesan lain. Belum lagi diskusi yang sedang terjadi mudah teralihkan karena seperti candaan maupun hal - hal yang tidak terkait. Pada dasarnya memang WhatsApp ini dirancang lebih condong ke kehidupan sosial bukan ke ICS. Padahal, sistem komunikasi dalam ICS itu sendiri perlu yang tepat guna. Dalam ICS juga harus bisa memaksimalkan pertanggungjawaban tiap bidang serta dapat memperkuat struktur perintah sehingga perlu dicari platform komunikasi yang lain, contohnya adalah Slack.

Selanjutnya, narasumber Gde Yulian M.Epid, Apt menyampaikan implementasi komunikasi dalam ICS. Posisi komunikasi dalam struktur ICS itu bisa lewat internal yaitu alur komunikasi dan informasi, alat komunikasi yang dipakai dan eksternal yaitu masyarakat dan media. Yulian menekankan bahwa penting sekali untuk memahami bagan organisasi ICS. Dimana melalui bagan itu kita dapat melihat bagaimana informasi dalam tim diolah dan dikeluarkan ke luar tim. Di sini Incident Commander (IC) bertanggung jawab untuk menyampaikan instruksi yang jelas kepada staf di bawahnya . Informasi -informasi ini kemudian bisa dikeluarkan kepada penanggung jawab informasi dan juga petugas penghubung. Penting digarisbawahi bahwa sistem komunikasi ICS ini bersifat vertikal sehingga alur komunikasi tidak simpang siur yang akan mempengaruhi konten dari informasi itu sendiri. Kemudian hal yang paling penting adalah saat memberikan instruksi harus selalu ada dokumentasinya. Sangat disarankan untuk ada orang khusus yang ditugaskan untuk merekam semua informasi yang keluar dari IC.

Gde melanjutkan terdapat dua aspek komunikasi yaitu pertama fisik yang berhubungan dengan peralatan dan alat teknologi yang dipakai dan kedua adalah konsep dalam komunikasi. Di saat sekarang ini, banyak contoh informasi yang benar tapi tidak berhubungan sehingga memberi efek yang tidak produktif. Pengirim dan penerima itu harus terkoneksi. Dalam kasus COVID-19 ini, RS yang yang sudah menjadi RS rujukan harus mengetahui bagaimana memberikan informasi yang benar kepada pasien, keluarga pasien, staf penerima pasien misalnya satpam, petugas admin, dan sebagainya. Saat ini kita sudah masuk dalam situasi komunikasi dalam krisis. Sehingga PR kita adalah menghasilkan informasi yang tepat dan cepat.

Dalam sesi diskusi, pembahasan pertama adalah tentang hasil survei yang dikumpulkan oleh 13 RS. Dari situ, terlihat bahwa 84% platform komunikasi yang digunakan adalah melalui WhatsApp, sedangkan baru 38% RS yang memiliki petunjuk pelasanaan komunikasi. Hanya ada 1 RS yang menggunakan rapat koordinasi dalam berkomunikasi. Padahal menurut narasumber kita, rapat koordinasi maupun diskusi verbal yang pastinya dilakukan oleh hampir semua rumah sakit, pun termasuk dalam sistem komunikasi. Sehingga ini juga harus ada alur maupun pencatatannya. Hal ini lalu ditambahkan oleh RS Bethesda Yogyakarta melalui dr. Pudji yang mengatakan bahwa di RS mereka, setiap pagi jam 8 – 10 dilaksanakan rapat yang dipimpin oleh IC. Di situ dilaporkan berapa banyak ODP, PDP dan pasien yang sedang dirawat hari itu, kebutuhan fasilitas dan maslaah - masalah yang dihadapi, informasi dari dinas kesehatan juga disampaikan. Semua dibuat notulen oleh sekretaris.

Contoh lain dari RSIA Muhamadiyah Malang yang memakai grup WhatsApp sebagai salah satu platform komunikasi dan sudah masuk ke juklak. Namun kekurangannya adalah informasi di WhatsApp itu sendiri sering terlewat. Narasumber Pak Gde Yulian kemudian mengusulkan bahwa di juklak tersebut bisa ditambahkan mengenai personel yang mencatat isi dari informasi maupun info - info yang dikemukakan di WhatsApp. Pada intinya sistem ICS ini pertanggungjawabannya harus jelas. Sehingga ke depannya harus dibuat alur komunikasi jika melalui telepon atau diskusi langsung atau HT atau whatsapp atau platform apapun.

komunikasi 2 P11

Figure 2. Peserta RSIA Muhamadiyah Malang sedang mengikuti kursus online tentang komunikasi dalam ICD

Kasus dari RSUD Ngudi Waluyo Blitar yang disampaikan oleh dr. Dheka adalah belum memiliki juklak tapi saat ini mobilisasi sumber daya sudah berjalan cukup baik. Sehingga tindak lanjut yang diperlukan selanjutnya adalah mendokumentasikan alur mobilisasi tersebut dalam sebuah prosedur. Adapula drg. Siti Andayani dari RS Khusus Kanker Onkologi Sentani yang menyampaikan bahwa di rumah sakit mereka yang masih baru berjalan ini, mereka telah memiliki tata laksana penanggulangan bencana alam. Namun belum memiliki untuk penanggulangan wabah. Ini juga menjadi perhatian dari banyak rumah sakit lain yang belum siap dalam hal manajemen komunikasi untuk menghadapi pandemic seperti saat ini.

Materi selanjutnya disampaikan oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari Clinical Epidemiology and Biostatistics Unit (CEBU) FKKMK UGM yang menyampaikan bahwa dalam bencana kita butuh koordinasi internal dan eksternal. Untuk komunikasi kita butuh strategi komunikasi yang tepat. Media komunikasi di sini berperan penting. Saat ini penggunaan platform berbasis internet telah banyak digunakan. Namun untuk koordinasi ICS itu sendiri dr. Dhite menganjurkan untuk menggunakan Slack. Slack ini tersedia di website di laptop maupun di aplikasi di ponsel pintar. Adapun fitur unggulan slack adalah bisa memiliki channels atau kanal-kanal sehingga bisa mendiskusikan topik yang spesifik. Adapun keunggulan lain dari slack adalah untuk dokumentasi dari informasi yang ada, kejelasan dari distribusi dan delegasi tugas, pembagian topik dalam kanal - kanal hingga bisa integrase ke aplikasi lainnya misalnya ke polling, kalender, email dan twitter.

Selanjutnya peserta kursus ini diberikan tugas untuk mengisi bagan dari ICS dan juga mencoba penerapan alat komunikasi menggunakan platform Slack, untuk kemudian dapat dilihat visibilitas dari aplikasi tersebut. Pertemuan selanjutnya akan dilaksanakan pada Kamis, 16 April 2020.

Reporter: Sandra Frans (PKMK UGM)