REPORTASE

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi penugasan RS Universitas Airlangga”

Workshop tahap kedua dengan topik Komunikasi dalam ICS dilaksanakan pada Selasa, 21 April 2020 dan Jumat, 24 April 2020. Kegiatan pada hari kedua adalah mendiskusikan tugas yang telah dikerjakan peserta. Diskusi tentang penugasan komunikasi ICS dan aplikasi Slack bersama narasumber Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dengan moderator Happy Pangaribuan SKM, MPH. Ada 12 rumah sakit yang telah mengirimkan tugasnya yaitu: 1) RSUD Kota Tangerang; 2) RS Unair; 3) RSUD Waled; 4) RSUD Kota Yogyakarta; 5) RS Dewi Sri; 6) RSUD Jombang; 7) RS Awal Bros Batam; 8) RSUD Kota Bekasi; 9) RS Cideres Majalengja; 10) RS Universitas Tanjung Pura; 11) RSUD Depok; 12) RSUD Muntilan. Dari 12 RS yang telah mengirimkan penugasan dipilih 4 RS untuk dibahas dan menjadi pembelajaran bersama yaitu: 1) RSUD Kota Tangerang; 2) RS Unair; 3) RSUD Kota Bekasi dan 4) RSUD Kota Yogyakarta. 

Di RS Unair, Ketua Satgas COVID-19 selalu melaporkan kondisi Tim dan kendala yang di lapangan serta berkoordinasi tentang kebijakan yang diambil dengan Direksi RS. Kegiatan tersebut dilaksanakan setiap pagi melalui pertemuan morning report dan melalui Whatapp Grup (WAG). Ketua Satgas COVID-19 juga memberikan instruksi terkait operasional pelayanan harian COVID-19 kepada sekretaris dan seluruh anggota tim setiap pagi sebelum mulai pelayanan melalui pertemuan morning report dan melalui WhatsApp Grup (WAG). KSM dan keperawatan dapat saling berkoordinasi mengenai operasional harian terkait pelayanan pasien COVID-19 ke instalasi dan satgas melalui WAG setiap saat. Sekretaris bertugas memberikan informasi resmi kepada pihak eksternal (media) melalui wawancara. Dalam Sekretariat terdapat bagian Humas dan PKRS disamping memberikan informasi kepada media, juga bertanggungjawab untuk menjawab keluhan pasien dan masyarakat tentang pelayanan COVID-19 secara ad hoc, via online, memberikan edukasi kepada masyarakat seputar COVID-19 melalui media seperti radio, TV, you tube media cetak dan lain – lain.

Dalam penyampaian struktur ICS ada beberapa hal yang ditanyakan oleh narasumber kepada RS Unair untuk mendapatkan penjelasan yang lebih detail, diantaranya mengenai 1) SDM yang berada di struktur yang mana; 2) jika ada klaim, dialamatkan kemana; 3) Rekam medis masuk dibagian apa. Diterangkan oleh tim RS Unair bahwa SDM berada dalam bagian operasional dan rekam medis masuk ke bagian sekretariat sedangkan claim mengacu kepada permenkes. Narasumber memberikan apresiasi tentang struktur ICS RS Unair yang sudah efektif dan efisen karena sudah menjelaskan dengan detail alur komunikasinya, ada rapat harian, ada formulir pelaporan yang sudah disepakati dan ada tranfer ilmu yang disampaikan kepada internal. Namun narasumber juga mengingatkan agar setiap berkomunikasi melalui WAG harus dicatat terutama jika itu berkaitan dengan intruksi dan informasi penting.

Struktur ICS RSUD Kota Tangerang mendapat apresiasi bagus dari narasumber karena bisa menjelaskan dengan baik alur komunikasi yang dijalin dalam ICS. Direktur RS sebagai komandan menyampaikan informasi kepada eksternal diatasnya seperti walikota dan juga kepada kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang serta memberikan arahan dan kebijakan kepada komandan bencana RS. Sedangkan komandan bencana memberikan informasi situasi terkini kepada komandan RS serta meberikan instruksi kepada para ketua tim dibawahnya. Penyampaikan informasi kepada media dan masyarakat dilakukan oleh Humas. Litbang menyampaikan informasi tentang data ketersediaan tempat tidur dan data COVID-19. Kabag TU RS bertindak sebagai Liaison Officer (penghubung) dalam menyampaikan laporan situasi dan menyampaikan permintaan kepada instansi horisontal. Metode komunikasi yang dipakai di RSUD Kota Tangerang antara lain adalah pertemuan tatap muka, aplikasi SIRONA, zoom, WAG dan telepon.

Narasumber menanyakan beberapa hal berkaitan dengan struktur ICS RSUD Kota Tangerang yaitu: 1) litbang ada di posisi mana; 2) seperti apa Pusat Informasi bencana (PIB). Dijelaskan oleh tim RSUD Kota Tangerang bahwa litbang masuk dalam bagian humas, berkaitan dengan data COVID-19 litbang berkoordinasi dengan bagian rekam medik, jika berhubungan dengan swab berkomunikasi dengan RSUD Kabupaten Tangerang dan berkaitan dengan TCM berhubungan dengan Dinas Kesehatan Kota Tangerang. PIB selalu dijaga setiap hari selama 24 jam dengan orang yang berbeda. Terdapat 7 orang yang bertugas secara bergantian di PIB dan menggunakan nomor telepon yang sama untuk mengkomunikasikan jika ada rujukan pasien. Pasien yang akan dirawat tidak perlu langsung ke RS, bisa menghubungi Puskesmas di tempat tinggalnya dan Puskesmas akan berkomunikasi dengan PIB tentang langkah yang akan diambil terhadap pasien yang bersangkutan. Ditambahkan oleh tim RSUD Kota tangerang, bahwa tersedia rumah singgah yang dimanfaatkan untuk merawat pasien ODP dan PDP ringan. Rumah singgah ditunjuk oleh Dinkes Kota Tangerang dan pemanfaatannya berkomunikasi dengan RSUD Kota Tangerang. RSUD Kota Bogor menanyakan tentang konten teknis logistik. Dijawab oleh RSUD Kota Tangerang secara struktur ada 3 bagian yang mengelola logistik yaitu bagian umum, penunjang medis dan penunjang non medis. Logistik bisa berupa pengadaan maupun bantuan/donasi dari pihak luar. bagian umum menerima bantuan berupa makanan minuman vitamin dan sejenisnya. Bantuan tersebut akan diserahkan ke bagian Gizi RS untuk diatur pemanfaatannya. Logistik APD menjadi tanggung jawab penunjang medis untuk diserahkan ke Bagian OK dan diatur pemanfaatnnya. Bagian penunjang non medis bertanggungjawab untuk mengelola transportasi dan penginapan tenaga medis COVID-19.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi penugasan RSUD Kota Bekasi”

Struktur RSUD Kota Bekasi diapresiasi oleh narasumber karena sudah ada alur komunikasinya, ada pembagian tugas dan ada jenis pertemuan yang digunakan untuk berkomunikasi. Komandan bencana menyampaikan setiap perkembangan dan rencana tindak lanjut yang akan dialaksanakan RS kepada direktur RS. Sekretaris sebagai penanggungjawab informasi menyampaikan laporan situasi eksternal, press release, komunikasi resiko kepada media, masyarakat dan petugas kesehatan, baik secara harian maupun mingguan melalui mekanisme komunikasi yang sudah disepakati. Petugas penghubung menyampaikan instruksi dan masukan yang dikeluarkan oleh komandan bencana kepada instansi horisontal 9unit terkait pelayanan secara ad hoc.

RSUD Kota Yogyakarta menyampaikan struktur ICS yang cukup bagus karena sudah menerangkan tugas dan tanggungjawab masing – masing 2 bagian, memuat alur komunikasi, media komunikasi yang digunakan, namun karena tim RSUD Kota Yogyakarta tidak bisa bergabung pada pertemuan hari ini sehingga tidak diperoleh penjelasan tambahan dari RS yang bersangkutan.

Berkaitan dengan aplikasi SLACK ada beberapa hal yang dirasakan oleh peserta seperti 1) ketika akan expand channel tidak bisa untuk menuliskan simbol, spasi dan tanda, hanya boleh menuliskan huruf saja; 2) setiap anggota yang di - invite harus mempunyai aplikasi slack, padahal banyak yang tidak punya; 3) tampilan seperti sms ( kurang menarik); 4) belum ada pilihan bahasa indonesia; 5) pada kondisi darurat COVID-19 penggunaan aplikasi baru seperti Slack bisa menghambat komunikasi dan koordinasi; 6) beberapa anggota tim menolak mempelajari Slack. Narasumber memahami bahwa memang membutuhkan waktu untuk mempelajari aplikasi baru seperti Slack, namun narasumber meyakini jika RS telah memahami slack dan menggunakan aplikasi ini dalam komunikasi bencana akan sangat membantu dalam mengambil keputusan secara cepat

Reporter : Primus Radixto Prabowo, SKM M.Kes

Bapelkes Semarang