Pertemuan ke 1
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Komponen HDP dan Sistem Pengorganisasian”
PKMK-Yogya. Peserta pelatihan sebanyak 25 orang yang berasal dari RSAB Harapan Kita, RSUD Cibinong, RSU Handayani, RS Immanuel Way Halim, dan RSUD Sumedang. Pertemuan pertama fokus pada review dokumen HDP yang sudah dimiliki rumah sakit dan penyampaian materi tentang komponen HDP dan sistem pengorganisasian. Moderator yang bertugas Happy R Pangaribuan, MPH membuka sesi dengan menyampaikan tujuan dan metode pelatihan dimana masing-masing rumah sakit akan didampingi langsung oleh fasilitator dalam penyusunan dokumen HDP. dr. Hendro Wartatmo, Sp.B-KBD menyampaikan pengantar dan membuka acara dengan menekankan bahwa rumah sakit melalui pelatihan ini dapat menyusun dokumen HDP tidak hanya untuk keperluan akreditasi semata, namun benar-benar menjadi satu dokumen yang operasional dan efektif digunakan rumah sakit saat menghadapi bencana.
Selanjutnya masing-masing rumah sakit menyampaikan dokumen HDP, sistem pengorganisasian saat bencana dan SOP yang sudah ada. Secara keseluruhan rumah sakit sudah memiliki dokumen, namun yang menjadi kendala dan tantangan RS adalah dokumen disusun berdasarkan referensi pencarian dari Google atau rumah sakit lainnya; belum disosialisasikan kepada bidang terkait sehingga isi dokumen belum dapat dengan maksimal serta rotasi pegawai juga menjadi tantangan bagi rumah sakit. Beberapa rumah sakit sudah pernah melakukan simulasi.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pendampingan Penugasan Penyusunan Pengorganisasian”
dr. Bella Donna, M.Kes menjelaskan apa saja yang dibutuhkan dalam menyusun HDP berdasarkan penilaian akreditasi HDP; komponen HDP, Konsep pengorganisasian ICS dan Kartu Tugas. Penyusunan pengorganisasian saat bencana bukan pembentukan organisasi yang baru tetapi pengembangan organisasi sehari-hari. Bella Donna menampilkan bagaimana pengembangan pengorganisasian tersebut menggunakan metode crosswalk artinya susunan posisi posisi yang memiliki tugas harian yang ditemukan dalam kartu tugas. Misalnya jika dalam tugas sehari-hari berperan untuk mengurus logsitik medis maka pada struktur pengorganisasian bencana juga melakukan tugas manajemen logistik medis. Sistem pengorganisasian menggunakan pendekatan konsep Incident Command System akan membagi habis tugas pada setiap personil, terdapat kejelasan alur komando dan komunikasi serta memungkinkan pengembangan operasi bila diperlukan.
Sesi diakhiri dengan mebagi peserta menjadi 3 room, didampingi oleh narasumber dan fasilitator Madelina Ariani, MPH ; Gde Yulian Yogadhita, Apt, M. Epid ; Happy R Pangaribuan, MPH dan dr. Bella Donna, M.Kes. Dalam ruangan zoom fasilitator dan peserta fokus mengerjakan sistem pengorganisasian dan tupoksi. Pendampingan penyusunan akan berlanjut via jarak jauh dan komunikasi terbangun melalui WhatsApp. Pertemuan selanjutnya akan dilaksanakan pada 18 Agustus 2023.
Reporter : Happy R Pangaribuan, MPH
Div. Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK-KMK UGM
Pertemuan ke 2
Senin, 21 Agustus 2023
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pemaparan materi analisis risiko bencana”
Pertemuan kedua fokus membahas analisis risiko bencana dengan menggunakan tools HSI dan HVA. Namun sebelumnya masing-masing RS menyampaikan bagaimana progress penugasan penyusunan struktur organisasi dan tupoksi, seluruh sesi dimoderatori oleh Gde Yulian Yogadhita, Apt, M.Epid. Rumah sakit menyampaikan beberapa pertanyaan dan hal yang belum dipahami selama menyusun struktur organisasi, diantaranya terkait bagaimana menyusun struktur supaya lebih mudah dipahami pembaca dengan menuliskan jabatan pada struktur organisasi. Perbaikan ke depannya adalah penyusunan tupoksi tersinkronisasi dengan semua bidang yang ada di struktur organisasi, harus jelas siapa melakukan apa dan koordinasi kepada siapa. Terkait pelimpahan wewenang untuk komandan dan penanggung jawab masing-masing bidang bisa dilakukan sampai 3 layer, namun tetap tergantung pada kapasitas rumah sakit. Pematangan penyusunan struktur organisasi masih berlanjut melalui pendampingan jarak jauh dengan fasilitator.
Pada sesi analisis risiko Madelina Ariani, MPH mengawali materi dengan menekankan kembali mengapa dokumen HDP ini penting untuk disusun dan bagaimana analisis risiko menjadi satu komponen penting yang harus dihitung dan dituliskan dalam dokumen. Melalui analisis risiko, rumah sakit akan mendapatkan jenis bencana yang menjadi prioritas penanganan bencana, yang menjadi prioritans untuk pengembangan skenario dan perhitungan kapasitas kebutuhan penanganan bencana tersebut. Banyak tool yang dapat digunakan untuk analisis risiko bencana di rumah sakit diantaranya tools Hazard and Vulnerability Asseement (HVA) dan Hospital Safety Index (HSI). Kedua tools tersebut tujuannya sama untuk menganalisis risiko bencana apa yang menjadi prioritas penanganan. Pada modul 4 form checklist HSI mengidentifikasi manajemen emergensi dan bencana, modul inilah yang menjadi komponen atau penting dimasukkan dalam dokumen hospital disaster plan. Madelina Ariani, menjelaskan tabel ceklist HSI dan bagaimana cara menghitungnya.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pendampingan penugasan Analisis Skenario”
Sesi diakhiri dengan membagi peserta menjadi 3 room, didampingi oleh narasumber dan fasilitator Madelina Ariani, MPH ; Gde Yulian Yogadhita, Apt, M. Epid ; Happy R Pangaribuan, MPH dan dr. Bella Donna, M.Kes. Dalam ruangan zoom ,fasilitator memberi kesempatan kembali untu peserta review singkat revisi penugasan struktur pengorganisasian, dilanjutkan dengan menampilkan HVA dan HSI yang sudah pernah dihitung rumah sakit. Pendampingan penyusunan akan berlanjut via jarak jauh dan komunikasi terbangun melalui WhatsApps, diharapkan rumah sakit selesai dulu mengerjakan penugasan struktur pengorganisasian, tupoksi kemudian melanjutkan penugasan analisis risiko.
Reporter : Happy R Pangaribuan, MPH
Div. Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK-KMK UGM
Pertemuan ke 3
Pertemuan ketiga telah dilaksanakan pada Kamis, 7 September 2023 pukul 13.00 – 15.00 WIB. Pada sesi kali ini, lebih ditekankan terkait, pembahasan perencanaan surge capacity, peta risiko, dan SOP dalam HDP. Para peserta pelatihan telah dijelaskan mengenai pengorganisasian dan analisis risiko pada pertemuan sebelumnya. Peserta pun telah mengerjakan penugasan analisis risiko menggunakan HVA dan HSI. Setelah menganalisis risiko masing-masing RS sesuai daerahnya, maka tahap selanjutnya adalah Bagaimana mendeskripsikan hasil analisis tersebut dengan narasi dan mengelaborasi risiko tertinggi menjadi sebuah skenario yang kemudian disertai dengan tahap-tahap respon yang dilakukan RS sesuai dokumen yang telah dibuat. Seluruh kegiatan ini dimoderatori oleh Happy R Pangaribuan, MPH.
Materi pertama, disampaikan oleh dr. Bella Donna, M.Kes., yang menjelaskan tentang perencanaan peningkatan kapasitas. Peningkatan kapasitas ini bertujuan untuk menambah fasilitas RS yang telah ada saat ini ketika memang dibutuhkan. Sebelum merencanakan penambahan, RS harus memiliki sistem pengorganisasian yang jelas, pedoman, prosedur, sistem komunikasi, data dan informasi, serta pendanaan yang terstruktur dengan baik. Oleh karena itu, untuk bisa melakukan peningkatan kapasitas, RS harus menyelesaikan materi-materi sebelumnya. Ciri-ciri pelaksanaan peningkatan kapasitas yang berhasil adalah; perencanaan dilakukan sedari awal, koordinasi dalam sistem komando, kepemimpinan yang jelas, manajemen SDM dan logistik, komunikasi efektif, kualitas perawatan yang diberikan faskes lonjakan, serta pengambil kebijakan seharusnya paham dengan konsep bencana dan peningkatan kapasitas lonjakan.
Materi kedua terkait Peta Risiko, dibawakan Apt. Gde Yulian Yogadhita, M.Epid. Peta Risiko Bencana terletak di dalam dokumen, erat hubungannya dengan fasilitas rumah sakit. Dalam menyusunnya, harus memiliki cetak biru RS. Cetak biru ini kemudian dituliskan komponen-komponen seperti jumlah nakes, jumlah tempat tidur, ruangan yang dapat dialihfungsikan, alat kesehatan/ Bahan Medis Habis Pakai, jalur-jalur, dan lain-lain. Peta risiko bencana seharusnya juga berisi ancaman/ letak potensi kejadian ada dimana dan berapa kepadatan populasi di suatu area RS, sehingga bisa memprediksi area mana yang bisa menjadi bencana dan area mana yang aman. Setelah menyusun peta risiko, maka dapat menyusun peta respon yang berisi teknis dari pelaksanaan penanggulangan bencana RS.
Materi terakhir, terkait SOP dalam HDP disampaikan oleh Madelina Ariani, SKM., MPH. SOP yang telah disusun oleh rumah sakit masih dapat diperbaiki dan dilengkapi sesuai pedoman yang sudah ada. Setelah mengidentifikasi SOP secara lengkap, maka dapat mulai menyusun skenario sesuai hasil penilaian analisis risiko. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun skenario antara lain; strategi fase mitigasi, kesiapan, tanggap darurat, dan pemulihan. Lanjutannya, dapat dituliskan strategi apa yang digunakan untuk menanggapi skenario yang dipilih. Lalu, dilakukan identifikasi tindakan yang akan dilakukan.
Pendampingan akan berlanjut via jarak jauh dan komunikasi terbangun melalui WhatsApp. Diharapkan rumah sakit terlebih dahulu selesai mengerjakan penugasan menyusun peta risiko dan skenario.
Reportase: dr. Alif Indiralarasati
Pertemuan ke 4
Reportase Pertemuan Keempat
Pelatihan dan Pendampingan Penyusunan Perencanaan Penanggulangan Bencana di RS
22 September 2023
Pertemuan keempat telah dilaksanakan pada Jumat, 22 September 2023 pukul 09.00-11.00 WIB. Sesi kali ini membahas mengenai logistik dan fasilitas saat bencana. Kegiatan dimoderatori oleh Madelina Ariani, SKM., MPH.
Materi pertama, disampaikan oleh Apt. Gde Yulian Yogadhita, M.Epid., mengenai “Logistik Medis dan Manajemen Relawan”. Logistik merupakan salah satu komponen penting yang menentukan keberhasilan penanggulangan bencana. Dalam menentukan logistik medis terutama dalam rangka meningkatkan buffer stock, harus mempertimbangkan hasil analisis risiko, analisis kerentanan, dan peninjauan terhadap kapasitas sumber daya kesehatan. Sistem perencanaan dalam manajemen logistik harus terdokumentasi dengan baik. Baik dalam segi logistik maupun relawan, fasilitas kesehatan berhak menolak bantuan jika tidak sesuai dengan kebutuhan dan SOP yang telah disusun.
Materi kedua terkait “Fasilitas saat Bencana” disampaikan oleh Happy R Pangaribuan, SKM., MPH. SOP digunakan untuk memnuhi standar yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan penanggulangan bencana dan krisis kesehatan yang tidak terdapat pada kegiatan sehari-hari. Sedangkan untuk penentuan fasilitas saat bencana, harus disesuaikan dengan hasil analisis risiko. Fasilitas saat bencana dibagi menjadi fasilitas umum dan penunjang. Selain itu, agar sistem penanggulangan bencana dapat terorganisir dengan baik, diperlukan alur dan formulir saat bencana, seperti formulir struktur organisasi tim bencana RS, formulir registrasi relawan dan ID relawan kesehatan, formulir penerimaan logistik medis, formulir/notulensi rapat harian, formulir dan laporan harian, formulir/penjelasan alur penerimaan pasien rujukan. Tidak lupa, RS juga harus membuat peta risiko dengan papan tanda yang memudahkan untuk mengenali ruangan yang dipakai menjadi fasilitas saat bencana.
Selepas sesi materi berakhir, peserta kemudian memiliki tugas untuk mengidentifikasi kebutuhan fasilitas berdasarkan pengorganisasian, menggambar fasilitas di dalam denah RS, dan daftar kontak internal maupun eksternal.
Reportase: dr. Alif Indiralarasati
