Reportase

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pemaparan Materi Implementasi Komunikasi dalam ICS”

Rangkaian Workshop Online Aktivasi Hospital Disaster Plan dalam Menghadapi Pandemi Covid-19 memasuki minggu II. Pada minggu ini, peserta mengikuti sesi Workshop Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit. Workshop ini bertujuan untuk memudahkan dan memperbaiki sistem komunikasi dalam ICS Penanganan Covid-19 di rumah sakit. Peserta diharapkan mampu memahami dasar - dasar komunikasi, posisi komunikasi dalam struktur ICS, juklak yang dibutuhkan dalam komunikasi dan penggunaan alat komunikasi menggunakan aplikasi Slack.

Narasumber pada hari ini adalah Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari PKMK FK - KMK UGM dengan fasilitator Happy R Pangaribuan SKM, MPH. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt menyampaikan materi Implementasi Komunikasi dalam ICS (ver.2). Narasumber kedua, dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD menjelaskan materi Tutorial Slack V.3.

Sebelum pemaparan materi, moderator menyampaikan hasil dari penugasan minggu sebelumnya bahwa RS sudah mempunyai struktur organisasi berdasarkan ICS dimana sudah ada pembagian tugas dan planning jika terjadi lonjakan apa yang akan dilakukan RS, bagaimana alur komunikasinya dan sarana komunikasi yang digunakan. Materi komunikasi ini diantarkan terlebih dahulu oleh Prof. Laksono Trisnantoro dari PKMK FK - KMK UGM yang menyebutkan bahwa survei awal 100% RS komunikasinya menggunakan WhatsApp Group (WAG) dan belum ada yang menggunakan aplikasi Slack. WA lebih populer itu dikarenakan kestabilan koneksi, adanya notifikasi, PIN - nya menggunakan nomor ponsel, adanya tanda pesan terkirim, sudah diterima dan sudah dibaca serta adanya fitur yang menarik. Selain itu Prof. Laksono menyebutkan kelebihan menggunakan WA diantaranya terintegrasi dalam sistem, broadcast kirim pesan bisa ke banyak pengguna dan memiliki fitur “Tarik pesan”. Namun WAG bisa mengakibatkan pesan penting yang disampaikan tertimbun sehingga harus scroll up agar tidak tertinggal informasi dan bisa juga terjadi “ngeplang” atau membelokkan arah pembicaraan diskusi. Sedangkan dalam ICS diperlukan sistem komunikasi untuk memastikan sistem manajemen dalam COVID-19 dapat dicapai, memaksimalkan pertanggungjawaban tiap bidang/subbidang, dan untuk memantapkan rentang kendali.

Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt mengatakan bahwa pada sesi ini beliau bukan memberi materi melainkan mengingatkan kembali bahwa komunikasi ini tergantung dari pimpinan. Posisi komunikasi dalam ICS bersifat vertical diusahakan komunikasi horizontal itu diminimalkan untuk mengurangi terjadinya konflik. Aspek komunikasi dalam ICS perlu ditekankan dalam SOP untuk memastikan penerima pesan memahami isi pesan sehingga bisa memberikan respon. Komunikasi dalam ICS harus terdokumentasi dengan baik dan dicatat semua sehingga dapat digunakan untuk evaluasi.

Setelah paparan dari narasumber pertama, moderator memaparkan hasil survey awal. Sebanyak 16 RS yang sudah mengerjakan survei awal sampai dengan hari Minggu 17 Mei 2020 pukul 21.00 WIB, antara lain: RSUD Pandan, RSI Pati, RS Undata, RSNU Jombang, RS Sari MUlia Banjarmasin, RS Islam Jakarta Cempaka, RS Woodward Palu, RSIA Graha Medika, RS Permata Bekasi, RSI Unisma, RSU Sis Aldjufrie Palu, RS Permata, RSUD Wonosari, RSUD DR. H. Abdul Moeloek, RSNU Banyuwangi. Dari hasil survei didapatkan ada 69% yang sudah menunjuk Juru Bicara / posko informasi COVID-19. Dan 31 % belum memiliki juru bicara informasi COVID-19 dan akan diadakan. Sebanyak 87% sudah ada mekanisme yang menjamin bahwa semua informasi yang keluar ke masyarakat, media, staf RS, Dinas Kesehatan, disetujui oleh Incident Commander / Ketua Satgas RS Sedangkan 13% RS yaitu RSNU Jombang dan RS Woodward Palu belum ada mekanisme tersebut dan akan diadakan. Sebanyak 69% sudah melakukan pencatatan semua intervensi dan hasil rapat, sedangkan 31% pencatatan masih belum rapi.   Sebanyak 56% sudah ada mekanisme atau SOP untuk mengkomunikasikan kebutuhan RS ke masyarakat / pemberi bantuan non-formal selain dinkes dan BPBD. Sedangkan 44% belum ada mekanisme dan akan diadakan. Instrument yang digunakan tim COVID-19/ komunikasi internal RS dalam sistem komando / ICS/ tim bencana paling banyak adalah melalui WAG (96,9%), ada rapat rutin tatap muka setiap hari (28,1%) sedangkan melalui grup telegram dan grup Slack sebanyak 0%.

RS yang sudah melaksanakan poin-poin di dalam survei awal antara lain RS Sari Mulia Banjarmasin, RS Permata Bekasi, RSI Unisma, RSUD Wonosari yaitu sudah menunjuk juru bicara RS dan ruang /posko informasi Covid-19, informasi yang keluar atas persetujuan Incident Commander, ada tenaga khusus yang mencatat informasi di grup WA / notulensi saat rapat, emberikan informasi pasien/ jumlah ruang isolasi ke Dinkes, ada mekanisme atau SOP untuk mengkomunikasikan kebutuhan RS ke masyarakat / pemberi bantuan non- formal.

Diskusi sesi pertama RSUD Ungaran menyampaikan untuk komunikasi internal menggunakan WAG, dan ada rapat setiap hari. LO masih dipegang oleh 1 orang saja yaitu Kasie. Pelayanan Medik dan masuk dalam Tim Covid-19 Kabupaten. Beliau ditunjuk karena pejabat yang mempunyai hubungan dengan pihak lain (menhubungkan antar RS dan Dinas Kesehatan). RSUD Ungaran juga menanyakan kepada narasumber apakah LO memang bisa dipegang 1 orang saja atau seperti apa.

Narasumber menanggapi pertanyaan dari RSUD ungaran. Beliau menyampaikan sebaiknya RS memiliki LO lebih dari 1 orang, tidak harus pejabat, karena akan menghubungkan RS dengan pihak luar. Tetapi memang semakin tinggi jabatan LO, maka akan lebih berpengaruh dengan relasi ke pihak luar. Narasumber menceritakan pengalaman pada saat penanganan gempa di Palu, ada RS yg mempunyai hubungan baik dengan NGO yang memberikan ARV ke penderita HIV. Dikarenakan penderita HIV tidak bisa datang sendiri ke RS, maka ARV nya diberikan di posko RS. Jadi dari RS ada LO khusus , ada orang yang khusus menangani konseling kepada penderita HIV/AIDS sekaligus menjadi LO dengan NGO tersebut. Narasumber mengatakan bahwa di RSUD Ungaran mungkin ada LO khusus yang berhubungan dengan Dinas Kesehatan, dengan Pemerinta Daerah, dengan RS lain, dengan organisasi kemasyarakatan misalnya dengan UNDIP. Dimunkinkan LO ada banyak tidak hanya 1 orang. LO juga bersifat fleksibel. Apabila hanya dijabat oleh 1 orang, maka akan banyak sekali informasi yang menumpuk dan akan menjadi beban bagi orang tersebut. LO bisa diberikan kepada staf yang mungkin tingkat penanganan kepada pasien covid-19 tidak terlalu tinggi. Apabila dimungkinkan dari masing-masing bidang memiliki LO sendiri tetapi tetap ada sarana komunikasi tersendiri.

Dari chat room ada yang menanyakan bagaimana jika RS memiliki sumber daya yang terbatas, apakah dimungkinkan adanya kerjasama misalnya dari pihak eksternal yang ditarik menjadi LO dan dimasukkan dalam struktur ICS. Narasumber memberikan tanggapan dengan menekankan untuk melihat terlebih dahulu hubungan RS dengan pihak luar. Apakah hubungannya sangat kuat. Apabila hubungannya RS dengan Dinas Kesehatan maka tidak bisa dipihak ketigakan. Tetapi apabila ada kejadian luar biasa misalnya dalam kondisi bencana, maka dimungkinkan untuk memobilisasi pihak luar, misal dari STIKES. Dengan catatan Untuk mobilisasi SDM eksternal harus ada MOU sebelumnya dan tetap ada komunikasi internal dan eksternal.

RSU Sari Mulia Banjarmasin memberikan tanggapan terkait survei awal. Mereka menyampaikan bahwa sudah menyiapkan mekanisme untuk pencatatan dan yang menjadi fokus adalah Juru Bicara adalah tim hukum dari RS, jadi semua informasi yang akan keluar ke masyarakat selalu dikoordinasikan dengan tim hukum, sehingga apabila ada informasi - informasi terkait pasien, maka tim hukum yang akan menyampaikan. Untuk infromasi yang keluar atas persetujuan Incident Commander. Pencatatan informasi dilakukan oleh sekretaris, baik informasi melalui Grup WA ataupun pada saat rapat. Ada 2 sekretaris. Internal RS pada saat rapat dan eksternal untuk pencatatan dan pelaporan yang ke Dinas Kesehatan. Untuk pemberian informasi pasien / jumlah ruang isolasi ke dinkes sudah dilakukan melalui tim eksternal. Mekanisme/ sop untuk komunikasi kebutuhan RS ke masyarakat dilakukan kepada masyarakat yang datang ke IGD ataupun ke poliklinik. Untuk informasi ke masyaratkat hanya lewat media di RS saja. Misal informasi tentang pembatasan jam pelayanan di RS dan jam berkunjung. Narasumber menanggapi apa yang disampaikan oleh RSU Sari Mulia Banjarmasin bahwa penting untuk dilakukan pencatatan pada setiap informasi yang masuk dan dimasukkan dalam SOP.Narasumber juga mengapresiasi adanya Tim Hukum RS yang ditunjuk sebagai juru bicara. Hal tersebut dirasa tepat untuk menyampaikan informasi karena memiliki pengetahuan yang lebih untuk meyampaikan informasi ke masyarakat.

RSUD Dr. H. Abdul Moeloek Lampung menyampaikan bahwa ada ketetapan dari Dinas Kesehatan untuk juru bicara terkait COVID-19 hanya Dinas Kesehatan yang boleh menyampaikan. Berkaitan dengan hal tersebut apakah RS menetapkan juru bicara. Narasumber memberikan jawaban singkat apabila sudah ada ketetapan untuk juru bicara dari Dinas Kesehatan dan 1 pintu maka harus mengikuti dan menghormati ketetapan tersebut. Apabila ada informasi dari rumah sakit maka akan disampaikan ke Dinas Kesehatan terlebih dahulu.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi Tutorial Aplikasi Slack”

Sesi selanjutnya penyampaian tutorial aplikasi Slack oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Dhite mengatakan bahwa masa darurat bencana diperlukan komunikasi efektif baik internal maupun eksternal. Mengatasi keterbatasan WAG, ada sistem baru yang disebut Slack yang dirancang mempunyai kanal - kanal untuk diskusi. Untuk membuat Slack hanya dibutuhkan email dan pertama - tama yang dilakukan membuat workspace. Kelebihan dari Slack ini salah satunya pesan yang sudah dikirim bisa diedit. Untuk Slack ini tidak dipaksa semua RS memakai tetapi ini memperkenalkan saja.

Diskusi sesi kedua diawali oleh RSI Unisma yang menyampaikan beberapa kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi Slack, antara lain : kesulitan untuk melakukan evaluasi terhadap kegiatan dari masing - masing anggota dan kegiatan di dalam kelompok. Setelah itu meng - invite peserta dan dikirim ke WAG, tetapi ketika ingin melihat aktivitas tidak berhasil dan juga belum memahami fitur-fitur yang ada di Slack. Narasumber menanggapi pertanyaan dengan memberikan apresiasi kepada RSI Unisma yang sudah berhasil membuat workspace. Narasumber juga mengulang Kembali tutorial Slack agar peserta memahami kembali cara penggunaan aplikasi Slack tersebut.

Pertanyaan selanjutnya dari RS Tarakan Jakarta yang menanyakan apakah data Slack bisa diretas oleh hacker, berapa jumlah maksimal member di dalam grup dan perbedaan dengan telegram dan keunggulan Slack. Narasumber menyampaikan bahwa telegram juga menggunakan sistem cloud seperti Slack, sehingga file yang diupload dapat diunduh dengan mudah di plafon manapun selama kita memiliki akses terhadap akun tersebut. Tidak ada isu dari sisi keamanan dan belum ada laporan peretasan data dari Slack. Ada 2 versi untuk pembatasan, ada slack yang free dan ada yang berbayar. Kemudian yang berbayar memang mahal sekali, tetapi yang free sudah cukup powerfull untuk memfasilitasi komunikasi internal di dalam ICS. Untuk yang free, pesan yang bisa disimpan dalam sistem Slack hanya 10.000 pesan saja setelah itu pesannya tidak bisa tersimpan dalam sistem. Dapat menggunakan fasilitas google drive yang bisa diintegrasikan dengan Slack. Sehingga file yang dikirimkan tidak disimpan di Slack tetapi disimpan di google drive. Anggota maksimal 2000 dalam 1 workspace.

Pertanyaan ketiga dari RSI Cempaka Putih Jakarta yang menanyakan terkait email dan link pada saat pertama kali mendaftar, informasi-informasi apakah bisa di back up dan untuk admin apakah bisa lebih dari 1 orang. Narasumber memberikan tanggapan yaitu bahwa email dan link dua hal yang berbeda. Yang dikirimkan email bisa masuk ke dalam Slack, yang hanya mendapatkan link via wa juga bisa masuk. Hanya saja memang lebih cepat untuk masuk Slack apabila melalui email. Peran administrasi ada 3 peran yaitu owner, administrator dan member. Lalu yang tertinggi adalah owner. Administrator bisa lebih 1 dari orang. Akan ada informasi seberapa banyak pesan yang sudah terjadi, kuota yang sudah dipakai bisa diakses dengan mudah dan versi laptop memiliki lebih banyak fitur daripada versi hp.

Workshop hari pertama Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan COVID-19 di Rumah Sakit ditutup dengan fasilitator mengingatkan Kembali untuk mengirimkan penugasan paling lambat Selasa, 19 Mei 2020 pukul 15.00 WIB yang akan di presentasikan oleh peserta pada Rabu, 20 Mei 2020.

Reporter:

1. Indrawati Wurdianing
2. Ajeng Choirin

Bapelkes Semarang