Reportase

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi Simulasi dari RSUD Kota Tangerang”

Bencana yang sedang terjadi saat ini memang mengejutkan semua pihak dan kembali rumah sakit yang menjadi titik akhir kedatangan semua pasien datang, dari mulai mengaktifkan sistem komando, cara mengkomunikasikan dan pengadaan logistik serta SOP - SOP baru mulai disiapkan. Ini memang kasus baru buat semua  rumah sakit sehingga sangat penting untuk rumah sakit selalu siap dan menjadikan masalah COVID-19 adalah kasus baru yang harus disiapkan skenarionya. Pembelajaran berdasarkan kasus sangat baik jika dilakukan sesering mungkin. Latihan berbasis kasus ini dapat dimulai dari  menyusun dokumen dan kemudian dibuat  workshop, lalu dokumen tersebut disosialisasikan dan dilatih sesering mungkin berulang - ulang serta diuji coba dengan skenario diatas meja yang disebut dengan Table Top Exercise selanjutnya disimulasikan perbagian dan terakhir disimulasikan bersama dengan stakeholder lain (networking).

Mengingat pentingnya latihan pengorganisasian tim bencana di rumah sakit atau incident command system (ICS) dalam menghadapi situasi bencana yang sudah dilaksanakan selama 3 minggu dimulai dari aktivasi HDP berbasis ICS di minggu pertama, komunikasi ICS d iminggu kedua, dan logistik dalam ICS di minggu ketiga, maka memasuki minggu keempat dibuatlah latihan di atas meja berdasarkan kasus yang  kali ini kita sebut latihan kasus dalam jaringan. Observer  dalam simulasi ini adalah dr Hendro Wartatmo SpB KBD, dr. Bella Donna, M.Kes dan Gde Yulian Yogadhita Apt M.Epid.

Sesi hari hari adalah diskusi, dimana ada 2 diskusi yang akan dibangun oleh narasumber bersama peserta. Diskusi yang pertama adalah menjawab dan membahas permasalahan sebagai berikut: a) Apa perencanaan RS di Kabupaten/Kota selanjutnya setelah memiliki Satgas COVID-19 di RS?; b) Apa rencana umum RS Kabupaten/kota menghadapi situasi saat ini; c) Bagaimana RS kabupaten/kota melakukan koordinasi internal eksternal dengan dinas kesehatan ataupun rumah sakit lain di kabupaten/kota?. Ada 4 Rumah Sakit yang menjawab pertanyaan tersebut yaitu :

1. RSUD Sidoarjo
   1. RSUD sidoarjo menyampaikan bahwa setelah memiliki satgas COVID-19 akan membuat SPO, menentukan alur pasien COVID-19, memnentukan sistem rujukan, menghitung SDM dan APD.
   2. Rencana umum RSUD Sidoarjo menghadapi situasi saat ini adalah pengembangan kapasitas rawat inap isolasi.
   3. Koordinasi internal dan eksternal di RSUD Sidoarjo dilakukan oleh tim melalui Humas yang tertanggungjawab dalam menyampaikan informasi baik di internal RS maupun kepada pihak lain seperti dinas kesehatan, pemda, RS lain maupun media. Mengusulakn kepada dinkes untuk membuat/menunjuk tempat khusus untuk merawat pasien dengan gela ringan, sehingga tidak semua pasien dibawa ke RSUD Sidoarjo.
2. RSUD Tangerang
   1. RSUD Tangerang menyampaikan bahwa setelah memiliki satgas COVID-19 akan membuat alur pasien yang masuk RS sesuai zona yang sudah ditetapkan. Melakukan pertemuan rutin seperti morning report untuk membahas masing - masing tugas pokok/ tanggungjawab.
   2. Rencana umum RSUD Tangerang menghadapi situasi saat ini adalah berkoordinasi dengan lini atas dan lini bawah lewat teleconference, termasuk menghitung SDM dan APD yang dibutuhkan.
   3. Koordinasi eksternal RSUD Tangerang dilakukan bersama dinkes untuk selalu meng update data pasien dan data surveilans.
3. RS Awal Bros Batam
   1. RS Awal Bros Batam menyampaikan bahwa setelah memiliki satgas COVID-19 akan mengaktifkan HDP dan tim satgas untuk menjalankan tugas fungsinya seperti yang sudah ditetapkan dalam SK.
   2. Rencana umum RS Awal Bros Batam dalam menghadapi situasi saat ini adalah menghitung APD yang dibutuhkan, membuat alur pasien, bekerja sama dengan relawan melalui MOU yang sudah disepakati
   3. Koordinasi eksternal RS Awal Bros Batam dilakukan bersama dinkes dengan menggunakan aplikasi Slack
4. RSUD Kartini Jepara
   1. RS Kartini Jepara menyampaikan bahwa setelah memiliki satgas COVID-19 akan mengadakan rapat, melakukan pengalihan anggaran dalam menghadapi bencana termasuk untuk pembelian APD, membuat klinik COVID-19 untuk melakukan skrining terhadap semua pasien yang berobat di RSUD Kartini Jepara.
   2. Rencana umum RSUD Kartini Jepara dalam menghadapi situasi saat ini adalah berkoordinasi dengan dinkes untuk membuat sistem rujukan agar tidak semau pasien COVID-19 dibawa ke RS, merencanakan logistik dan lain - lain.
   3. Koordinasi eksternal RSUD Kartini Jepara dilakukan bersama dengan gugus tugas COVID-19 Kabupaten Jepara.

Narasumber/fasilitator menanggapi dengan baik terhadap jawaban para peserta bahwa langkah awal setelah terbentuknya satgas COVID-19 di RS adalah mengaktifkan HDP, membuat SOP, melakukan rapat termasuk mengatur anggaran, membuat MOU dengan berbagai pihak terkait, berkoordinasi dengan dinas, pemda, RS lain di kabupaten. Memastikan bahwa metode skrining yang dilakukan sesuai dengan kebijakan kemenkes, sudah terbangun sistem rujukan agar tidak terjadi penumpukan pasien di RS. Dan yang paling penting diperhatikan adalah pada saat ICS sudah dijalankan maka keselamatan tenaga kesehatan merupakan faktor utama untuk dilaksanakan.  

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi Simulasi dengan RSUD Jombang”

Diskusi kedua adalah menjawab dan membahas pertanyaan sebagai berikut: a) siapa yang menggantikan komandan saat ini dan apa rencana selama 14 hari jika tidak ada komandan yang sebenarnya; b) dalam situasi berikutnya ternyata terjadi eskalasi yang sangat meningkat, bagaimana tim HDP melakukan perencanan dalam memenuhi SDM/ relawan yang kurang; c) bagaimana memobilisasi sumberdaya yang lain dengan cepat dan bagaimana penghitungannya?.

Ada beberapa RS yang memberikan jawaban atas pertanyaan diatas diantaranya adalah :

1.   RSUD Ambarawa

1. Jika komandan satgas di RSUD Ambarawa berhalangan, maka yang menggantikan adalah ketua harian sesuai SK yang ditetapkan oleh direktur RSUD Ambarawa.
2. dalam memenuhi SDM/ relawan yang kurang, RSUD Ambarawa melakukan inventarisasi SDM di RS, mengusulkan kepada bupati untuk menerbitkan perbup tentang perekrutan relawan COVID-19
3. Untuk memobilisasi sumber daya lain di RSUD Ambarawa dengan cepat, dilakukan efisiensi di berbagai unit termasuk mengurangi jam pelayanan di unit lain untuk memanfaatkan tenaga kesehatan non covid-19 untuk dilibatkan di tenaga COVID-19

2.   RSUD Kabupaten Bekasi

1. Jika komandan satgas di RSUD Kabupaten Bekasi berhalangan, maka yang menggantikan adalah Wakil Komandan sesuai SK yang ditetapkan oleh direktur RSUD Kabupaten Bekasi.
2. Dalam memenuhi SDM/ relawan yang kurang, RSUD Kabupaten Bekasi melakukan inventarisasi SDM di RS dengan memindahkan nakes yang bekerja di bagian non COVID-19 untuk membantu bekerja di bagian COVID-19.
3. Untuk memobilisasi sumber daya lain di RSUD Kabupaten Bekasi dengan cepat, dilakukan penambahan kapasitas TT, pengadaan APD dan logistik lainnya

3.   RSUD Kota Bekasi

1. Jika komandan satgas di RSUD Kota Bekasi berhalangan, maka yang menggantikan adalah ketua umum harian atau kepala humas atau yang ditunjuk oleh direktur RSUD Kota Bekasi.
2. Dalam memenuhi SDM/ relawan yang kurang, RSUD Kota Bekasi mengaktifkan MOU dengan instansi yang sudah bekerja sama dengan RS, serta berkoordinasi dengan dinkes dan pemda untuk penambahan SDM.
3. Untuk memobilisasi sumber daya lain di RSUD Kota Bekasi dengan cepat, dilakukan pengurangan/ menutup layanan lain, memobilisasi tenaga kesehatan di RS untuk membantu penanganan COVID-19 sesuai kapasitas dan zona wilayah.

4.   RSUD Kota Jogjakarta

1. Jika komandan satgas di RSUD Kota Jogjakarta berhalangan, maka yang menggantikan adalah dokter yang bertanggungjawab dalam menangani pasien COVID-19.
2. Dalam memenuhi  SDM/  relawan yang kurang,  RSUD Kota Jogja karta memobilisasi tenaga kesehatan di RS dengan memperhatikan usia, dan riwayat komorbid.
3. Untuk memobilisasi sumber daya lain di RSUD Kota Jogjakarta bekerjasama denganRS lain disekitarnya untuk saling membantu.

Narasumber memberikan apresiasi terhadap jawaban para peserta. para peserta dianggap sudah memahami jika ada situasi yang mendesak dan harus dilakukan saat terjadi bencana. Dalam SK tim HDP semua peserta pelatihan sudah disiapkan alternatif jika komandan berhalangan. Disampaikan oleh narasumber bahwa dalam kondisi bencana yang berlangsung lama sebaiknya komandan merupakan tim yang terdiri dari beberapa orang yang mempunyai kapasitas kemampuan yang sama sehingga dapat bergantian jika salah satu berhalangan. Komandan harus dapat bekerja 24 jam dalam seminggu dan dapat dihubungi setiap saat. Berkaitan dengan masalah kekurangan SDM, perlu dilakukan koordinasi dengan dinkes dan pemda serta menjalin kerjasama dengan RS di Kabupaten/kota untuk mendapatkan tambahan tenaga kesehatan yang dibutuhkan. Ada 3 kalimat kunci dalam mengatasi masalah di dalam ICS yaitu: a) keselamatan tenaga kesehatan merupakan prioritas utama; b) MOU dengan institusi lain untuk memobilisasi SDM namun dengan tetap memperhatikan kompetensi; c) mengurangi kapasitas layanan lain untuk memobilisasi SDM membantu penanganan COVID-19.

Dengan berakhirnya sesi hari ini maka berakhir pula pelatihan/workshop HDP dalam ICS yang berlangsung sejak 14 April 2020 dan berakhir pada 4 Mei 2020. Dalam acara penutupan dr Andreasta Meliala mewakili FK - KMK UGM menyampaikan beberapa hal yaitu : 1) pelatihan ini unik karena selalu belajar hal baru namun bisa diaplikasikan langsung sesuai kondisi yang dihadapi saat ini; 2) dokumen/materi yang sudah diberikan bisa dimanfaatkan dan dipraktekkan dengan sebaik baiknya; 3) diskusi hari ini berjalan dengan baik karena peserta bisa berbagi informasi/pengalaman dengan peserta dari Rs lain; 4) sangat mengapresiasi kerjasama yang dijalin oleh FK - KMK UGM dengan Badan PPSDM dan satker Bapelkes Semarang, sehingga pelatihan ini dapat berjalan dengan lancar.

Dalam sambutan penutupannya, Kepala Pusat Pelatihan SDM Kesehatan Badan PPSDM dr Achmad Soebagio Tancarino, MARS menyampaikan penghargaan yang tinggi kepada para peserta yang konsisten mengikuti pelatihan yang berlangsung selama 4 sesi yang berlangsung dari 14 April sd 4 Mei 2020, serta berharap agar peserta pelatihan bisa menjadi community of practice, mampu berbagi ilmu pengetahuan dan pengalaman dengan peserta lain atau teman- teman di RS lain yang belum pernah ikut pelatihan semacam ini. Achmadmenyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kegiatan pelatihan ini dari awal hingga akhir dan berjalan dengan lancar.  

Reporter : Primus Radixto Prabowo, SKM, M.Kes

Bapelkes Semarang

Reportase

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Peserta Simulasi HDP berbasis ICS”

Hari terakhir dalam serial workshop online Aktivasi Hospital Disaster Plan (HDP) dalam Menghadapi Pandemi COVID-19 membahas mengenai Simulasi HDP Berbasis Incident Command System dalam Menghadapi COVID-19 yang menghadirkan narasumber antara lain dr. Hendro Wartatmo, Sp.B, KBD, dr. Bella Donna, M.Kes, Gde Yulian Yogadhita, Apt, M.Epid dan Sri Purwaningsih, S.Kep, Ners, M.Sc dengan moderator Madelina Ariani, SKM, MPH.

Narasumber memberikan sedikit pengantar dengan memaparkan tentang perkembangan terkini bencana COVID-19 di Indonesia yang belum jelas puncaknya akan terjadi kapan dan saat ini juga belum masuk di puncaknya. Jadi harus tetap waspada dan di bulan Juni ini Pemerintah sudah mulai meminta untuk masuk ke “New Normal”. Narasumber memberikan simulasi kasus pertama dengan menggambarkan situasi daerah RS kabupaten XX antara lain : 1) Provinsi ABC telah mendeklarasikan status tanggap darurat bencana COVID-19 melalui SK Gubernur; 2) Penduduk sebesar 3.000.00 yang tersebar di 14 Kabupaten dengan pelayanan kesehatan sebanyak 20 RS dan 100 Puskesmas; 3) Sebanyak 300 dokter umum dan dokter spesialis dan ribuan tenaga kesehatan lainnya dan 2 laboratorium besar; 4) Laboratorium Kesehatan Daerah belum pernah memeriksa virus Cov-2 SARS dan tidak memiliki fasilitas yang memadai; 5) RS yang telah memiliki HDP dapat menangani pasien dengan baik di awal terjadinya COVID-19, namun terjadi lonjakan setelah libur lebaran; 6) RS telah memiliki 5 kamar isolasi bertekanan negatif dan 2 ventilator; 7) karena adanya lonjakan tersebut, maka dalam 2 minggu ruang isolasi akan terisi penuh, SDM RS sudah bekerja sebulan penuh tanpa rotasi termasuk staff esensial yang berperan penting di struktur ICS.

Narasumber membuka sesi diskusi dari simulasi kasus pertama yaitu menjawab dan membahas permasalahan sebagai berikut: 1) Jelaskan rencana RS menghadapi situasi saat ini? Bagaimana menjaga agar staf tidak burnout menghadapi COVID-19?; 2) Bagaimana tim HDP melakukan perencanaan dalam memenuhi sumber daya termasuk SDM/relawan yang kurang jika terjadi lonjakan pasien COVID-19?; 3) Bagaimana memobilisasi sumber daya lain dengan cepat dan bagaimana penghitungannya?; 4) Bagaimana RS anda berkoordinasi dengan pemkab /pemkot /pemprov?.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi Simulasi dari RSUD Pandan”

Ada 3 Rumah Sakit yang menjawab pertanyaan pertama antara lain RSUD Tarakan, RS Sari Mulia dan RS Undata. RSUD Tarakan menyampaikan bahwa awalnya membuat rencana kerja dengan memastikan jumlah SDM dan fasilitas yang dimiliki untuk kemudian dilaporkan ke Pemerintah Provinsi yang kemudian baru ditunjuk menjadi RS Rujukan. Untuk menjaga stamina SDM dengan bekerjasama dengan Pemprov untuk menyediakan fasilitas penginapan dan transportasi sehingga akan lebih efisien baik dari sisi tenaga dan waktu, sedangkan dari segi gizi dengan memberi menu tambahan dan dipantau secara ketat oleh bagian SDM. Dari segi SDM dengan menginventarisir keluhan yang dirasakan oleh tenaga medis. Dalam realitanya semua SDM sudah direncanakan dari awal termasuk relawan dan disampaikan ke Pemprov, untuk rapid test juga dilaporkan secara berkala ke Dinas Kesehatan, untuk donasi ada tim khusus yang akan mengoptimalkan pendistribusian dan penggunaannya.

RS Sari Mulia yang diwakili dr Widodo menyampaikan bahwa yang pertama dilakukan dengan membuat Tim Satgas COVID-19, Petunjuk Teknis, SK dan Pedoman Tata Laksana, menyiapkan SDM dan ruang isolasi. Jika terjadi lonjakan pasien maka akan memaksimalkan SDM yang ada dan kerjasama dengan Institusi Pendidikan Kesehatan yang ada. RS Sari Mulia akan melakukan analisa kebutuhan, koordinasi perencanaan pembelian dan perencanaan lainnya seperti obat-obatan, APD, bahan habis pakai, suplemen supaya tidak burnout. Berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan Kota maupun Provinsi dalam hal pencatatan dan pelaporan meskipun dilapangan masih terdapat kendala-kendala. Hal tersebut menjadi dasar untuk memberikan informasi dan memutus rantai penularan COVID-19.

RS Undata menyampaikan bahwa dari awal sudah mempersiapkan tim, SDM dan fasilitas, dalam penunjukan tim sudah selektif dan dipilih berdasarkan pengalaman. Membuat opsi sampai dengan 3 lapis tim, walaupun sampai saat ini terbatas hanya sampai tim 2 saja yang masih dilibatkan tetapi jika terjadi lonjakan kasus kemungkinan akan dibentuk tim 3. Setiap hari melakukan evaluasi fasilitas dan ada laporan secara berjenjang. Setiap hari melakukan koordinasi baik ke Dinas Kesehatan Kabupaten dan Dinas Kesehatan Provinsi.

Narasumber menanggapi dengan baik terhadap jawaban para peserta bahwa perencanaan di tiga RS dalam menghadapi situasi saat ini sudah tepat yaitu dengan membuat tim, ruang isolasi, membuat regulasi-regulasi. Setiap RS harus mempunyai disaster plan dan harus mempunyai komando, tim operasional, logistic yang harus di review secara seksama. Semua elemen ini membuat perencanaan dan berkoordinasi. Menjaga agar staf tidak burnout salah satunya dengan tim pengorganisasian yaitu bidang perencanaan. Misalnya bidang perencanaan selain tracking pasien, juga tracking fasilitas maupun situasi termasuk SDM yang mengalami kelelahan. Apabila terjadi lonjakan, mobilisasi sumber daya bisa langsung direncanakan oleh RS kepada Dinas Kesehatan atau Pemerintah Daerah tersebut. Apabila sejak awal RS sudah menyiapakan MOU/ perjanjian, maka RS bisa bekerjasama dengan Dinas Kesehatan untuk perputaran petugas. Untuk Mobilisasi dapat dibuat jadwal untuk rolling dan shift. Koordinasi dengan stakeholder sangat penting dilakukan. Di beberapa daerah sudah menurun temuan kasusnya, tren yang baru dimana new normal akan dimulai. Bagaimana dengan sistem koordinasinya, edukasinya, tracing kontaknya harus ada koordinasi baik dengan Dinas Kesehatan Kab/ Kota dan Dinas Kesehatan Provinsi. Kunci keberhasilannya adalah kerjasama Pemerintah Daerah dengan RS dan networking antar RS. Jika yang disampaikan RS itu tadi merupakan harapan maka konsep ini harus dipegang dan disampaikan ke pemda.

Narasumber menyampaikan simulasi kasus kedua yaitu pada saat daerah dinyatakan zona merah, ternyata komandan bencana tim gugus tugas COVID-19 dinyatakan positif dan dilakukan karantina selama 14 hari sehingga tidak dapat melaksanakan tugasnya. Di sisi lain dengan dibukanya new normal, banyak pasien geriatric yang datang ke Puskesmas dan dirujuk ke RS. Pertanyaan yang dilontarkan oleh narasumber antara lain sebagai berikut: 1) Siapa yang akan menggantikan komandan saat ini dan apa rencana selama 14 hari jika tidak ada komandan yang sebenarnya; 2) Bagaimana intervensi non kesehatan/non medis untuk menghadapi lonjakan pasien umum non COVID-19?; 3) Jika ini terjadi di RS, apa yang belum disiapkan? Jelaskan perencanaannya.

Ada beberapa RS yang memberikan jawaban atas pertanyaan diatas. RS Pandan menyampaikan bahwa jika komandan sedang berhalangan maka yang menggantikan komandan adalah LO. Intervensi yang dilakukan jika terjadi lonjakan pasien umum dengan mengaktifkan sitem pendaftaran online untuk pasien dan menyediakan ruang skrining pasien di halaman depan. Yang belum disiapkan bahwa di tupoksi ICS belum ada pendelegasian komando jika berhalangan hadir dan SIMRS pendaftaran online akan diaktifkan.

RSNU Jombang menyampaikan bahwa jika komandan sedang berhalangan maka yang menggantikan wakil komandan dengan disertai surat pendelegasian dan setiap hari memberikan laporan ke komandan. RSNU Jombang sudah mengaktifkan jadwal poliklinik dengan membatasi jumlah pasien dan waktu pelayanan. Networking belum dilakukan di RSNU Jombang karena Dinas Kesehatan menunjuk RS swasta sebagai RS penyangga.

RSI Pati karena dalam struktur ICS tidak mempunyai wakil komando maka yang menggantikan komando jika berhalangan adalah Direktur yang langsung mengkoordinir dibawahnya. Jika terjadi lonjakan pasien umum maka RSI Pati mengantisipasinya dengan mengurangi dan bekerjasama dengan FKTP agar tidak mudah merujuk pasien umum terutama geriatric tapi jika memang harus ke RS maka dilakukan skrining dengan ketat. Yang belum dilakukan RSI Pati adalah belum menyiapkan ruang isolasi yang ada baru ruang isolasi airborne dengan jumlah terbatas.

Narasumber memberikan apresiasi terhadap jawaban para peserta. Disampaikan juga oleh narasumber bahwa harus ada pendelegasian wewenang dan boleh siapapun tetapi harus benar-benar yang memahami situasi saat ini, sehingga situasi tetap berjalan sesuai perencanaan. Jika pasien umum sudah datang maka RS harus mempersiapkan bagaimana pasien agar tidak takut datang ke RS supaya business plan RS tetap jalan. Narsumber juga menekankan pentingnya dokumentasi dalam pendelegasian wewenang. Siapapun yang ditunjuk harus tertulis di dokumen.

Dengan berakhirnya sesi diskusi maka berakhir pula pelatihan/workshop HDP dalam ICS yang berlangsung sejak 12 Mei 2020 dan berakhir pada 3 Juni 2020. Workshop ditutup oleh Kepala Pusat Pelatihan SDM Kesehatan Badan PPSDM dr Achmad Soebagio Tancarino, MARS dengan menyampaikan penghargaan yang tinggi kepada para peserta yang konsisten mengikuti pelatihan yang berlangsung selama 4 sesi yang berlangsung dari 12 Mei s.d 3 Juni 2020, serta berharap agar peserta pelatihan bisa menjadi community of practice, mampu berbagi ilmu pengetahuan dan pengalaman dengan peserta lain atau teman- teman di RS lain yang belum pernah ikut workshop semacam ini. dr Achmad Soebagio Tancarino, MARS menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kegiatan pelatihan ini dari awal hingga akhir sehingga berjalan dengan lancar.  

Reporter

1. Indrawati Wurdianing
2. Ajeng Choirin

Bapelkes Semarang