Angkatan III
Free Serial Workshop Online
Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System dalam Menghadapi Pandemi COVID-19
Selasa – Jumat | 14-17 April 2020
oleh
Badan PPSDM Kesehatan, Kementerian Kesehatan dan PKMK FK-KMK UGM
Pengantar
Seluruh rumah sakit yang telah terakreditasi sudah pasti memiliki perencanaan penanggulangan bencana untuk rumah sakit atau Hospital Disaster Plan (HDP). Namun, karena nilai untuk HDP hanya 20 persen dan bisa lolos tanpa membuat perencanaan, tidak jarang rumah sakit hanya membuat dokumen dan tidak mensosialisasikannya ke seluruh staf. Lebih lanjut, RS sering tidak menjadikan ancaman bencana sebagai budaya yang harus dikenal dan diantisipasi oleh rumah sakit. Oleh karena itu, jika terjadi bencana internal atau pun kedatangan korban eksternal, atau mengirimkan tim ke daerah bencana atau mengalami bencana alam, rumah sakit mengalami kesulitan dalam aplikasi HDP.
Hal yang kerap menjadi masalah, ketika terjadi bencana rumah sakit mengabaikan kembali dokumen perencanaannya. Siapa yang sudah ditunjuk sebagai komandan, siapa yang akan bertugas secara operasional, bidang data informasi mengurusi apa, bagaimana analisis risiko rumah sakit sebelumnya untuk perencanaan surge hospital menghadapi lonjakan kasus, bagaimana berkomunikasi dengan dinas kesehatan untuk rujukan pasien, bagaimana menanamkan pemahaman pada seluruh staf bahwa mereka harus mengikuti alur yang telah dibuat saat aktivasi tim bencana, dan sebagainya.
Situasi tersebut lebih berat terjadi pada bencana non alam seperti saat ini, pandemi global COVID-19. Walaupun pada dasarnya konsep penanganan pandemi ini sama dengan konsep penanganan bencana, namun terdapat perbedaan yang sangat besar. Perbedaannya terletak pada prinsip dasar penanganan karena perbedaan sifat agen kausatifnya. Pandemik saat ini disebabkan virus yang sangat menular. Bukan bencana yang bersifat trauma tidak menular. Oleh karena itu, penangananya menjadi lebih sulit karena masalahnya jauh lebih kompleks. Semua rumah sakit yang pernah kami dampingi Hospital Disaster Plan-nya belum ada yang memasukkan pandemi global sebagai ancaman bencana yang mungkin terjadi, yang ada hanya sebatas KLB DBD dan malaria.
Mengingat peran rumah sakit sangat penting pada saat ini baik dalam pelayanan dan manajemen sistem kesehatan di masing-masing daerah maka Badan PPSDM Kesehatan, Kementerian Kesehatan dan PKMK FK-KMK UGM menggagas kursus refreshing dalam bentuk workshop online. Kegiatan ini terdiri dari rangkaian workshop yang ditujukan untuk menghadapi pandemic covid-19 sebagai berikut:
- Workshop Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System
- Workshop Komunikasi dalam Incident Command System
- Workshop Logistic dalam Incident Command System
- Simulasi Manajemen Penanganan Covid-19 di Rumah Sakit
Rangkaian workshop ini memilki tujuan masing-masing tetapi saling terhubung hingga pelaksanaan simulasi. Pertama, bagi rumah sakit yang satgas covid-19/ ICSnya sudah berjalan akan dibantu mengevaluasi sistem pembagian tugas, alur komunikasi dan perencanaannya. Sedangkan rumah sakit yang belum membentuk satgas covid-19 atau belum memiliki HDP dan ICS dapat segera membentuk. Di workshop pertama ini akan membahas tugas fungsi dan alur pelaporan harian di luar dari situasi normal atau birokrasi sehari-hari. Kedua, rumah sakit diajak untuk mengaplikasikan alur komunikasi dari ICSnya. Akan dibahas protap/SOP/alur yang digunakan bagi masing-masing rumah sakit. Diberikan juga inovasi penggunaan applikasi Slack yang lebih teratur dari pada media komunikasi yang telah banyak digunakan seperti grup WA dan email. Ketiga, berdasarkan skenario yang ada di wilayah kerja masing-masing rumah sakit, rumah sakit diajak untuk mengidentifikasi kebutuhan, merencanakan, dan mengkomunikasikan kebutuhan logistik sesuai kapasitasnya. Keempat. setelah melalui tiga workshop, rumah sakit akan diajak untuk melakukan simulasi online berdasarkan perhitungan dan rencana operasi yang sudah disepakati bersama.
Diharapkan melalui workshop 1. Aktivasi Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command System, PPSDM Kementerian Kesehatan dan Divisi PKMK FK- KMK UGM dapat mendukung fungsi manajemen rumah sakit, termasuk menfasilitasi rumah sakit dalam mengoperasikan dokumen rencana penanggulangan bencana ataupun rencana penanganan covid-19. Sedangkan, bagi rumah sakit yang belum memiliki dokumen HDP dapat segara menyusunnya langkah strategis sesuai dengan kebutuhan penanganan COVID-19.
Tujuan
- refreshing pengetahuan Hospital Disaster Plan/ perencanaan penanggulangan bencana di rumah sakit
- refreshing pengetahuan dan aplikasi Incident Command System di rumah sakit dalam kerangkan Hospital Disaster Plan menghadapi covid-19
- mendiskusikan permasalahan manajemen dalam menghadapi pandemic covid-19 di rumah sakit
Output
- peserta memahami aktivasi ICS di rumah sakit
- rumah sakit memiliki dan mengaktifkan tim bencana untuk menghadapi COVID-19
- rumah sakit mempunyai dokumen HDP yang diperbaharui karena adanya COVID-19
Peserta dan persyaratan
Diikuti oleh 3 sampai 5 orang setiap rumah sakit yang terdiri dari :
- tim HDP rumah sakit,
- pimpinan dan manajemen rumah sakit,
- staf lainnya yang memilik tugas berkaitan dengan pelaksanaan HDP, atau
- satgas covid-19 di rumah sakit dari komandan/ketua, wakil, sekertaris dan ketua bidang-bidang dalam struktur tersebut.
Rumah sakit menjawab survey pendahuluan terkait:
- Hospital disaster plan
- pengetahuan mengenai materi yang akan diberikan/ evaluasi kirkpatrick
Rumah sakit berkomitmen mengikuti rangkaian kegiatan:
- online diskusi
- menjawab penugasan harian sesuai dengan situasi di rumah sakit
Agenda Kegiatan
| Hari | Materi/bahasan | Penugasan/ survei |
| 0 |
Survei Hospital Disaster Plan Kirkpatrick evaluation |
|
| 1 |
Hospital Disaster Plan Pembahasan hasil survei Hospital Disaster Plan Diskusi |
Penugasan 1: Self-Assessment mengenai kapasitas sistem komando di RS berdasarkan Hospital Safety Index (HIS) dan gambaran HDP. |
| 2 |
Pembahasan penugasan 1 Incident Command System berdasarkan HICS dan MIMMS untuk menghadapi covid-19 Diskusi |
Penugasan 2: ICS di RS untuk menghadapi covid-19 |
| 3 |
Pembahasan penugasan 2 Networking rumah sakit dalam menghadapi covid-19 Diskusi |
Penugasan 3: Kelengkapan fungsi ICS dan perencanaan rumah sakit menghadapi covid-19, persiapan presentasi |
| 4 |
Presentasi RS Diskusi dan pendalaman materi untuk implementasi |
Kirkpatrick evaluation |
Persiapan Workshop
- Seluruh peserta dipastikan masuk ke grup WA Angkatan III
- Seluruh peserta mengerjakan survei pendahuluan sebagai berikut:
- Survei Hospital Disaster Plan Klik Disini
- Kirkpatrick evaluation Klik Disini
- Seluruh rumah sakit yang terdaftar mengikuti workshop akan diberikan sertifikat sebagai peserta workshop (participant certificate) dan rumah sakit juga akan mendapatkan sertifikat telah menyelesaikan workshop (accomplishment certificate) dengan memenuhi syarat dibawah ini:
- mengirimkan survei Hospital Disaster Plan
- mengerjakan Kirkpatrick evaluation sebelum dan sesudah workshop
- kehadiran online diskusi
- pengerjakan tugas hari 1, 2 dan 3
Pertemuan 1
HDP dalam SNARS dan Penugasan
Selasa, Pukul 08.30 -10.00 WIB
Tujuan Umum Pembelajaran: Memahami Rencana Penanggulangan Bencana di RS atau Hospital Disaster Plan (HDP) sesuai SNARS
Pembicara : Dr. Bella Donna, M.Kes
Fasilitator :
- Madelina Ariani, SKM, MPH
- dr. Wulandari Indri Hapsari, MPH (Widyaiswara Bapelkes Semarang)
- dr. Nine Luthansa, MPH (Widyaiswara Bapelkes Semarang)
|
Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) |
Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan |
Metode |
|
Memahami regulasi manajemen bencana |
Memahami Regulasi Manajemen Bencana: Kebijakan
|
Ceramah Tanya jawab Diskusi Penugasan |
|
Memahami mengidentifikasi bencana internal dan bencana eksternal
|
Memahami mengidentifikasi Bencana Internal dan Bencana Eksternal :
|
|
|
Memahami melakukan self-assessment RS |
Memahami melakukan self-assessment RS : Indikator Kesiapsiagaan self-assessment |
MATERI
Materi 1a - cek list COvid-19 - dr Bella
PENUGASAN
Kirim penugasan di sini
Rekap penugasan hari 1 Angkatan 3
Reportase
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Workshop”
Badan PPSDM Kementerian Kesehatan bekerja sama dengan FKKMK (Fakultas Kedokteran, Kesehatan Masyarakat dan Keperawatan) Universitas Gadjah Mada (UGM) menyelenggarakan workshop secara daring dengan tema Hospital Disaster Plan berbasis Incident Command Sistem. Workshop dilaksanakan dalam 4 tahap yaitu 1) HDP berbasis ICS; 2) komunikasi dalam ICS; 3) logistik dalam ICS; 4) kertas kerja dan diskusi.
Kegiatan dibuka pada 14 April 2020 oleh Kepala Badan PPSDM Kemenkes Prof.dr. Abdul Kadir, Sp.THT(K). Dalam sambutan pembukaan Kepala Badan menyambut baik kerjasama ini dan berharap pelatihan ini dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Hal ini sesuai dengan dengan kenyataan bahwa belum semua RS yang sudah membuat HDP paham terhadap HDP, karena pada umumnya HDP hanya sebatas dokumen dan belum disosialisasikan sehingga belum semua petugas RS paham terhadap HDP. Tidak jarang RS yang sudah punya HDP belum membuat jaringan dengan RS lain disekitarnya termasuk dengan Dinas Kesehatan setempat. Dalam akhir sambutannya kepala badan menyampaikan kesiapan Badan PPSDM dalam mendukung dan melaksanakan pelatihan berbasis online .
Dalam survey pendahuluan terhadap peserta pelatihan yang diikuti oleh 32 RS, hanya 18 RS yang memberikan jawaban terhadap survei yang dilakukan, dimana hanya ada 12 RS yang menyatakan telah membuat HDP sedangkan 6 RS belum punya HDP. dari 18 RS yang punya HDP, hanya 8 RS yang mengaktifkan ICS dan hanya 4 RS yang menyesuaikan HDP dengan pandemi Covid19. dari 18 RS yang menjawab survey , 16 diantaranya merupakan RS Rujukan namun hanya 12 RS yang menangani pasien kritis Covid19.
Setelah pembukaan disampaikan materi pertama oleh dr Bella Donna, MKes tentang Hospital Disaster Plan dengan moderator Madelina SKM,MPH. Materi ini membahas tentang kesiapan RS dalam menghadapi bencana. Ada 3 hal penting yang dibahas yaitu 1) memahami regulasi manajemen disaster; 2) memahami mengidentifikasi bencana internal dan eksternal serta 3) melakukan self assessment RS. Program Manajemen disaster sangat penting utk dipahami dan dikembangkan oleh RS untuk menghadapi bencana alam maupun bencana non alam yang memiliki potensi terjadi di masyarakat. Dalam manajemen bencana RS harus memahami dan menentukan a) jenis bahaya; b) struktural yang terlibat saat bencana; c) peran RS; d) strategi komunikasi; e) sumber daya dan sumber alternatif; f) tempat pelayanan alternatuf; g) peran dan tanggungjawab staf; h) mengelola konflik antara tanggungjawab pribadi staf dan tugas di RS.
Rumah sakit diharapkan mampu mengidentifikasi bencana internal dan bencana eksternal setperti keadaan darurat di masyarakat, bencana alam dan bencana lainnya serta wabah besar yang menyebabkan resiko signifikan seperti covid19 saat ini. Rumah Sakit harus punya kemapuan untuk melakukan self assessment dalam menghadapi bencana dengan menggunakan hospital safety index dari WHO. HDP yang dibuat oleh RS seyogyanya tidak hanya digunakan untuk lingkungan RS namun juga dapat disinkronkan dengan tim bencana daerah dan juga kluster kesehatan di wilayah tersebut.
Dok. PKMK FK-KMK UGM “Sesi Diskusi”
Dalam paparan materi yang disampaikan oleh dr Bella Donna ada umpan balik yang disampaikan oleh peserta pelatihan diaantaranya adalah:
- RSUD Kartini Jepara yang pada awalnya belum memahami ICS dengan baik, namun setelah mendapat materi menjadi paham tentang ICS. Disampaikan juga bahwa RS kartini merupakan RS Rujukan level 2 , dimana pasien covid19 yang berat akan dirujuk ke RSUD Kudus
- RSUD Kota Bogor telah merawat 103 pasien covid19, meski belum ditetapkan sebagai RS rujukan di Kota Bogor namun, pertemuan dengan 21 RS yang ada di kota Bogor berharap agar RSUD Kota Bogor ditunjuk sebagai RS Rujukan di Kota Bogor.
- RS Kota Tangerang baru bergabung dan meminta untuk dikirimkan form survey agar bisa mengisi dan mendiskusikannya dengan para fasilitator
- RS Lombok menanyakan tentang perbedaan MIMS dan HICS yang dijawab oleh narasumber bahwa MIMS singkatan dari major Incident medical Support dan HICS adalah Hospital Incident Command System, keduanya merupakan sistem yang bisa dipilih salah satu oleh RS untuk dipadukan dengan Incident Command System (ICS)
- RS Karawang menanyakan tentang bentuk Job ansence dan dijelaskan oleh narasumber bahwa bentuknya tidak baku, disesuaikan dengan kebutuhan RS sendiri ada yang bebentuk kartu ada pula yang berbentuk lembaran2 yang diklip. pada dasarnya kebutuhannya adalah agar setiap petugas memahami tugas dan gangungjawabnya masing-masing
- RS Muntilan membuat tim Covid19 berbeda dengan tim HDP, namun setelah mendapatkan materi menjadi paham akan manyesuaikan kembali
- RSUD Sidoarjo, telah menyesuaikan HDP dengan bencana covid19, bahkan RSUD sidorjo merupakan percontohan bagi tim narasumber FKKMP UGM dalam pembuatan HDP berbasis ICS.
- Kepala bapelkes Batam, memohon kepada panitia untuk menambahkan 2 RS dari batam untuk ikut dalam pelatihan ini karena menganggap bahwa pelatihan ini sangat penting bagi RS.
Sesi Materi ditutup oleh moderator dengan mengingatkan kepada semua peserta untuk menyelesaikan tugas yang harus dikumpulkan besok untiuk dibahas oleh narasumber dan fasilitator.
Reporter : Primus Radixto Prabowo, SKM M.Kes
Bapelkes Semarang
