REPORTASE

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi penugasan RS Universitas Airlangga”

Workshop tahap kedua dengan topik Komunikasi dalam ICS dilaksanakan pada Selasa, 21 April 2020 dan Jumat, 24 April 2020. Kegiatan pada hari kedua adalah mendiskusikan tugas yang telah dikerjakan peserta. Diskusi tentang penugasan komunikasi ICS dan aplikasi Slack bersama narasumber Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dengan moderator Happy Pangaribuan SKM, MPH. Ada 12 rumah sakit yang telah mengirimkan tugasnya yaitu: 1) RSUD Kota Tangerang; 2) RS Unair; 3) RSUD Waled; 4) RSUD Kota Yogyakarta; 5) RS Dewi Sri; 6) RSUD Jombang; 7) RS Awal Bros Batam; 8) RSUD Kota Bekasi; 9) RS Cideres Majalengja; 10) RS Universitas Tanjung Pura; 11) RSUD Depok; 12) RSUD Muntilan. Dari 12 RS yang telah mengirimkan penugasan dipilih 4 RS untuk dibahas dan menjadi pembelajaran bersama yaitu: 1) RSUD Kota Tangerang; 2) RS Unair; 3) RSUD Kota Bekasi dan 4) RSUD Kota Yogyakarta. 

Di RS Unair, Ketua Satgas COVID-19 selalu melaporkan kondisi Tim dan kendala yang di lapangan serta berkoordinasi tentang kebijakan yang diambil dengan Direksi RS. Kegiatan tersebut dilaksanakan setiap pagi melalui pertemuan morning report dan melalui Whatapp Grup (WAG). Ketua Satgas COVID-19 juga memberikan instruksi terkait operasional pelayanan harian COVID-19 kepada sekretaris dan seluruh anggota tim setiap pagi sebelum mulai pelayanan melalui pertemuan morning report dan melalui WhatsApp Grup (WAG). KSM dan keperawatan dapat saling berkoordinasi mengenai operasional harian terkait pelayanan pasien COVID-19 ke instalasi dan satgas melalui WAG setiap saat. Sekretaris bertugas memberikan informasi resmi kepada pihak eksternal (media) melalui wawancara. Dalam Sekretariat terdapat bagian Humas dan PKRS disamping memberikan informasi kepada media, juga bertanggungjawab untuk menjawab keluhan pasien dan masyarakat tentang pelayanan COVID-19 secara ad hoc, via online, memberikan edukasi kepada masyarakat seputar COVID-19 melalui media seperti radio, TV, you tube media cetak dan lain – lain.

Dalam penyampaian struktur ICS ada beberapa hal yang ditanyakan oleh narasumber kepada RS Unair untuk mendapatkan penjelasan yang lebih detail, diantaranya mengenai 1) SDM yang berada di struktur yang mana; 2) jika ada klaim, dialamatkan kemana; 3) Rekam medis masuk dibagian apa. Diterangkan oleh tim RS Unair bahwa SDM berada dalam bagian operasional dan rekam medis masuk ke bagian sekretariat sedangkan claim mengacu kepada permenkes. Narasumber memberikan apresiasi tentang struktur ICS RS Unair yang sudah efektif dan efisen karena sudah menjelaskan dengan detail alur komunikasinya, ada rapat harian, ada formulir pelaporan yang sudah disepakati dan ada tranfer ilmu yang disampaikan kepada internal. Namun narasumber juga mengingatkan agar setiap berkomunikasi melalui WAG harus dicatat terutama jika itu berkaitan dengan intruksi dan informasi penting.

Struktur ICS RSUD Kota Tangerang mendapat apresiasi bagus dari narasumber karena bisa menjelaskan dengan baik alur komunikasi yang dijalin dalam ICS. Direktur RS sebagai komandan menyampaikan informasi kepada eksternal diatasnya seperti walikota dan juga kepada kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang serta memberikan arahan dan kebijakan kepada komandan bencana RS. Sedangkan komandan bencana memberikan informasi situasi terkini kepada komandan RS serta meberikan instruksi kepada para ketua tim dibawahnya. Penyampaikan informasi kepada media dan masyarakat dilakukan oleh Humas. Litbang menyampaikan informasi tentang data ketersediaan tempat tidur dan data COVID-19. Kabag TU RS bertindak sebagai Liaison Officer (penghubung) dalam menyampaikan laporan situasi dan menyampaikan permintaan kepada instansi horisontal. Metode komunikasi yang dipakai di RSUD Kota Tangerang antara lain adalah pertemuan tatap muka, aplikasi SIRONA, zoom, WAG dan telepon.

Narasumber menanyakan beberapa hal berkaitan dengan struktur ICS RSUD Kota Tangerang yaitu: 1) litbang ada di posisi mana; 2) seperti apa Pusat Informasi bencana (PIB). Dijelaskan oleh tim RSUD Kota Tangerang bahwa litbang masuk dalam bagian humas, berkaitan dengan data COVID-19 litbang berkoordinasi dengan bagian rekam medik, jika berhubungan dengan swab berkomunikasi dengan RSUD Kabupaten Tangerang dan berkaitan dengan TCM berhubungan dengan Dinas Kesehatan Kota Tangerang. PIB selalu dijaga setiap hari selama 24 jam dengan orang yang berbeda. Terdapat 7 orang yang bertugas secara bergantian di PIB dan menggunakan nomor telepon yang sama untuk mengkomunikasikan jika ada rujukan pasien. Pasien yang akan dirawat tidak perlu langsung ke RS, bisa menghubungi Puskesmas di tempat tinggalnya dan Puskesmas akan berkomunikasi dengan PIB tentang langkah yang akan diambil terhadap pasien yang bersangkutan. Ditambahkan oleh tim RSUD Kota tangerang, bahwa tersedia rumah singgah yang dimanfaatkan untuk merawat pasien ODP dan PDP ringan. Rumah singgah ditunjuk oleh Dinkes Kota Tangerang dan pemanfaatannya berkomunikasi dengan RSUD Kota Tangerang. RSUD Kota Bogor menanyakan tentang konten teknis logistik. Dijawab oleh RSUD Kota Tangerang secara struktur ada 3 bagian yang mengelola logistik yaitu bagian umum, penunjang medis dan penunjang non medis. Logistik bisa berupa pengadaan maupun bantuan/donasi dari pihak luar. bagian umum menerima bantuan berupa makanan minuman vitamin dan sejenisnya. Bantuan tersebut akan diserahkan ke bagian Gizi RS untuk diatur pemanfaatannya. Logistik APD menjadi tanggung jawab penunjang medis untuk diserahkan ke Bagian OK dan diatur pemanfaatnnya. Bagian penunjang non medis bertanggungjawab untuk mengelola transportasi dan penginapan tenaga medis COVID-19.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi penugasan RSUD Kota Bekasi”

Struktur RSUD Kota Bekasi diapresiasi oleh narasumber karena sudah ada alur komunikasinya, ada pembagian tugas dan ada jenis pertemuan yang digunakan untuk berkomunikasi. Komandan bencana menyampaikan setiap perkembangan dan rencana tindak lanjut yang akan dialaksanakan RS kepada direktur RS. Sekretaris sebagai penanggungjawab informasi menyampaikan laporan situasi eksternal, press release, komunikasi resiko kepada media, masyarakat dan petugas kesehatan, baik secara harian maupun mingguan melalui mekanisme komunikasi yang sudah disepakati. Petugas penghubung menyampaikan instruksi dan masukan yang dikeluarkan oleh komandan bencana kepada instansi horisontal 9unit terkait pelayanan secara ad hoc.

RSUD Kota Yogyakarta menyampaikan struktur ICS yang cukup bagus karena sudah menerangkan tugas dan tanggungjawab masing – masing 2 bagian, memuat alur komunikasi, media komunikasi yang digunakan, namun karena tim RSUD Kota Yogyakarta tidak bisa bergabung pada pertemuan hari ini sehingga tidak diperoleh penjelasan tambahan dari RS yang bersangkutan.

Berkaitan dengan aplikasi SLACK ada beberapa hal yang dirasakan oleh peserta seperti 1) ketika akan expand channel tidak bisa untuk menuliskan simbol, spasi dan tanda, hanya boleh menuliskan huruf saja; 2) setiap anggota yang di - invite harus mempunyai aplikasi slack, padahal banyak yang tidak punya; 3) tampilan seperti sms ( kurang menarik); 4) belum ada pilihan bahasa indonesia; 5) pada kondisi darurat COVID-19 penggunaan aplikasi baru seperti Slack bisa menghambat komunikasi dan koordinasi; 6) beberapa anggota tim menolak mempelajari Slack. Narasumber memahami bahwa memang membutuhkan waktu untuk mempelajari aplikasi baru seperti Slack, namun narasumber meyakini jika RS telah memahami slack dan menggunakan aplikasi ini dalam komunikasi bencana akan sangat membantu dalam mengambil keputusan secara cepat

Reporter : Primus Radixto Prabowo, SKM M.Kes

Bapelkes Semarang

REPORTASE

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Pembahasan hasil penugasan peserta”

Hari kedua sesi Workshop Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan Covid-19 di Rumah Sakit peserta diminta mempresentasikan penugasan yang di moderatori oleh Happy R Pangaribuan SKM, MPH dengan narasumber pada hari ini adalah Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dan dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari PKMK FK-KMK UGM.Ada 9 Rumah Sakit yang telah mengirimkan tugasnya yaitu: 1) RS H.L Manambai Abdulkadir; 2) RSI Pati; 3) RSUD Dr. H. Abdul Moeloek Lampung; 4) RSUD Pandan Tapanuli Tengah; 5) RSUD Tarakan Jakarta; 6) RSNU Jombang; 7) RS Sari Mulia Banjarmasin; 8) RS Awal Bros Bekasi; dan 9) RS Woodward Palu. Moderator menyampaikan hasil review dari penugasan komunikasi dalam ICS dimana dari 9 RS yang sudah mengirim penugasan hampir semuanya sistem komunikasinya sudah dibangun dan sudah ada RS yang sistem komunikasinya sudah detail dan bisa dijadikan pembelajaran RS lainnya diantaranya RSUD Tarakan Jakarta dan RS Sari Mulia.

Selanjutnya narasumber Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt mempresentasikan dummy dari 4 RS, yang pertama adalah RSI Pati. Narasumber menyampaikan bahwa sistem komunikasi sudah ada dan sudah terlihat jelas kepada siapa informasi disampaikan. Dalam struktur ICS Di dalam sistem komando RSI Pati didapatkan posisi Direktur sebagai Komandan Insiden yang langsung memberi perintah kepada koordinator-koordinator, yaitu koordinator bidang operasional, koordinator bidang perencanaan dan koordinator bidang pendanaan. Direktur memberikan informasi mengenai kebutuhan penambahan ruang isolasi Covid-19 dan pembangunan triase IGD Covid-19, ke komandan ICS pengalihan poli umum menjadi poli ODP, pembuatan alur triase untuk pasien ODP/ PDP dan disampaikan dalam grup WA. Diasumsikan 2 hal yang berbeda antara direktur dengan Komandan Insiden. Kemudian ada koordinator penasehat ahli diasumsikan ada di dekat Komandan Insiden dan menyampaikan pemeriksaan pasien PDP di ruang isolasi delakukan dengan minimal contact yaitu dengan media telepon, CCTV, dan HP ke koordinator operasional dan disampaikan dalam grup WA. Ada koordinator bidang operasional yang menyampaikan bahwa pasien ODP/PDP yang sampai di IGD dilakukan anamnesis dan screening awal di ruang triase depan IGD, jika pasien ODP/PDP langsung diarahkan menuju IGD Covid yang bersebelahan dengan ruang isolasi Covid ke Kepala ruang IGD dan Ruang Isolasi Covid-19 dan disampaikan melalui rapat koordinasi pelayanan IGD. Karena sarana komunikasi ada dua yaitu melalui grup WA dan rapat koordinasi sebaiknya dibuatkan SOP yang menyatakan tentang pencatatan. Koordinator bidang perencanaan membawahi bagian pengadaan obat dan alat Kesehatan dan juga tim lapangan. Bagian pengadaan obat dan alat Kesehatan memberikan informasi untuk menambah persediaan. Sedangkan tim lapangan tentang penyediaan relawan dan untuk menjamin keamanan dan keselamatan tenaga Kesehatan yang bekerja di RS, jadi pada saat penyediaan relawan sebaiknya berkoordinasi dengan penasehat ahli atau PPI karena standar – standar keamanan dan keselamatan perlu diperhatikan. Jangan sampai relawan tidak memahami komunikasi internal dan eksternal. SOP apa yang ada dalam RS ataupun ICS dikomunikasikan ke relawan yang masuk. Atau relawan yang bekerja di luar untuk RS tersebut jangan sampai ada kebocoran. Ada Mou Khusus untuk relawan.

Narasumber meminta klarifikasi kepada RSI Pati mengenai mekanisme rutin koordinator bidang perencanaan kebagian pengadaan obat dan alat kesehatan atau tim lapangan, struktur IC apabila Direktur langsung ke koordinator-koordinator, apakah direktur merangkap IC.Klarifikasi dari RSI Pati antara lain: ICS ini baru disusun setelah mengikuti worksop HDP, sebelumnya hanya memiliki tim HDP secara umum tetapi tim HDP pun baru dibentuk setelah tanggal 16 Maret 2020. Belum spesifik tergambar mekanisme komunikasi secara vertical, semua masih dipegang direktur. Walaupun sudah menunjuk komandan, tetapi di setiap rapat, dari manajemen masih memberikan instruksi kepada bidang-bidang yang terkait. Jadi untuk peran komandan memang pada awal-awal pandemi belum begitu menonjol . Peran komandan diandalkan pada saat berkoordinasi langsung dengan bidang-bidang terkait. Setelah mengikuti workshop, mencoba untuk Menyusun ICS. Komunikasi sudah berjalan seperti biasanya, hanya untuk notulensi dan pendokumentasian belum rapi dan belum tertib dilakukan. Untuk mekanisme rapat sudah mulai dilakukan per tanggal 16 Maret 2020 dengan mulai melakukan penertiban jumlah pengunjung, melarang jam besuk, membatasi pendamping pasien di rawat inap sudah dilakukan melalui rapat – rapat rutin dan dilakukan berdasarkan trend perkembangan wabah di daerah Pati. Koordinasi ke bagian perencanaan dan ke bagian logistic memang langsung dari manajemen ke instalasi farmasi, karena memang belum memahami struktur ICS. Terkait relawan ada instruksi dari Dinas Kesehatan Kabupaten untuk semua RS lini 2 dan lini 3 menyediakan tenaga Kesehatan untuk diperbantukan di hotel karantina dan mendapat jatah 1 bulan ada 3 kali jatah shift siaga dan sebelum mengirim tenaga Kesehatan sudah dibriefing terlebih dahulu tentang PPI. Tetapi memang belum ada SOP dan tidak didokumentasikan. Direktur langsung ke koordinator, karena memang belum memiliki struktur ICS.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Diskusi hasil penugasan RSUD Pandan dan RSI Pati”

Narasumber menyampaikan struktur RSUD Pandan Tapanuli Tengah dimana struktur organisasi sudah sesuai dan cukup sederhana. Direktur sebagai executive agency memberikan arahan 1 tingkat dibawahnya (IC) setiap hari dengan komunikasi langsung, telepon. IC (Ketua Tim Covid-19) memberikan instruksi ke 1 tingkat ke bawahnya setiap hari. Staf Ahli (tim klinis) memberi laporan klinis yang memberikan laporan 1 tingkat ke atas komunikasi langsung dan WA. Humas (sekretaris) memberikan laporan Covid-19 (laporan horizontal, eksternal) ke masyarakat melalui media massa dan WA grup. Ada 3 seksi yaitu seksi operasional, seksi logistic dan seksi pendanaan dan administrasi. Narasumber juga meminta klarifikasi kepada RSUD Pandan mengenai komunikasi langsung dari direktur seperti apa, Safety (PPI RS) dimanakah letaknya apakah dibawah atau di atas dekat dengan staf ahli dan apabila tidak mempunyai LO siapakah yang menyampaikan informasi ke eksternal.Klarifikasi dari RSUD Pandan antara lain Komunikasi langsung berupa arahan dari direktur ke ketua tim kemudian juga melalui telepon. Untuk bagian safety memang lupa belum membuat di dalam bagan, sebenarnya sejajar dengan staf ahli dan humas. Yang tidak ada LO dan seksi perencanaan. Untuk penyampaian informasi baik internal dan eksternal disampaikan oleh Humas. Ada seksi pelaporan yang membantu humas untuk pelaporan ke bagian eksternal dan juga informasi di WA grup. Belum menggunakan formulir yang belum disepakati tiap bagian jadi dibuat sendiri-sendiri oleh bagian. Narasumber menanggapi kembali klarifikasi RSUD Pandan bahwasannya formulir harus ada dan mencakup semua kebutuhan dari masing – masing bidang. Apabila tidak ada formulir yang disepakati khawatirnya ada informasi – informasi yang tidak tersampaikan. Meskipun tidak ada di struktur, fungsi LO ataupun perencanaan, tetapi tetap menempel pada fungsi-fungsi yang ada di struktur.

Narasumber selanjutnya memaparkan ICS dari RSUD Abdul Moeloek Lampung dan menyampaikan bahwa struktur organisasi sudah ada dan sebaiknya lebih dirampingkan. Dalam ICS dibatasi maksimal 4-5 tim/bagian/seksi supaya komunikasi berjalan efektif. Penanggung jawab (direktur) menyampaikan kebijakan dari pimpinan daerah dan pejabat pusat ke komandan. Komandan menyampaikan laporan ke 1 tingkat ke atasnya dan menyampaikan instruksi 1 tingkat ke bawahnya dan kesemua koordinator. Koordinator Liason Officer menyampaikan permintaan dan instruksi, koordinasi horizontal, internal dan eksternal. Koordinator dan anggota humas menyampaikan informasi eksternal. Keamanan dan keselamatan menyampaikan ke seluruh petugas dan ke komandan. Tim Operasional melaporkan secara horizontal dan ke atas ke staff ahli dan komandan. Tim logistic melaporkan secara horizontal dan ke bawah. Perencanaan menyampaikan laporan secara horizontal dan eksternal. Staf ahli menyampaikan laporan ke atas. Keuangan menyampaikan laporan ke atas dan horizontal.

RSUD Abdul Moeloek Lampung memberikan tanggapan bahwa struktur organisasi yang ditayangkan masih yang lama setelah mengikuti workshop sudah disesuaikan dengan ICS. RSUD Abdul Moeloek Lampung untuk laporan kasus pasien, PDP dan ODP dilakukan setiap hari ke Dinkes secara online sedangkan laporan logistic (APD, PCR, obat, dll) dilakukan setiap hari rabu ke Dinas Kesehatan secara online. Komunikasi dengan menggunakan WAG dan saat ini masih mempelajari aplikasi Slack. Untuk staf ahli masuk ke tim operasional. Video edukasi ke masyarakat yang melakukan adalah bagian humas.

Narasumber selanjutnya membahas penugasan dari RSUD Tarakan Jakarta dan menyampaikan bahwa struktur organisasi sudah detail dan sesuai dengan ICS. Komunikasi dilakukan secara vertical kepada ICS setiap ada perkembangan dengan menggunakan telepon, zoom meeting dan tele-conference. Humas menyampaikan informasi pengendalian bencana baik internal ke IC maupun eksternal jika diperintah oleh IC. Direktur RS sebagai executive agent yang menyampaikan hasil pengawasan dan pertimbangan ke Gubernur, Kepala Dinas dan Dewan Pengawas. RS besar tetapi memiliki struktur yang sederhana. RSUD Tarakan Jakarta memberikan klarifikasi bahwa bagian humas menginformasikan baik internal maupun eksternal RS. Executive agent dilaksanakan oleh direktur dan secara rutin melalui zoom meeting dengan dewan pengawas maupun dinas Kesehatan. Pada saat pertemuan maka executive agent yang menyampaikan data dan informasi yang dibutuhkan.

Narasumber juga menjawab pertanyaan yang ada di chat zoom antara lain : perbedaan peran LO dengan humas dan bagaimana kalau di dalam struktur organisasi ada ketua 1, ketua 2 dan wakil ketua. Narasumber menjelaskan bahwa LO itu lebih pada kegiatan mengkomunikasikan tentang kebutuhan dan permintaan ke dalam maupun keluar sedangkan humas komunikasinya hanya searah. LO sendiri adalah suatu kebutuhan , misalnya RS ke Dinas Kesehatan. Sedangkan untuk struktur organisasi dalam ICS hanya ada 1 ketua kalaupun ada lebih dari satu orang maka bertugasnya secara bergantian.

Sesi selanjutnya pengecekan aplikasi Slack oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Dilihat dari hasil penugasan ini sudah ada yang membuat sampai kanal logistic. Memang untuk masuk Slack dibutuhkan email dan ini terkait isu keamanan agak lebih spesifik dan verifikasi ke email jika akan masuk ke Slack. Slack ini sudah banyak digunakan untuk memfasilitasi komunikasi internal dalam penangulangan bencana oleh Negara lain. Kesulitan/kendala yang dihadapi dalam Slack diantaranya yang disinvite menjadi anggota harus memiliki Slack, membutuhkan waktu untuk beradaptasi, kesulitan upload dokumen, menggunakan Bahasa asing, kesulitan sign in pada akun Slack, jika tidak aktif kemungkinan pesan tidak tersampaikan dan kesulitan untuk join channel. Untuk mengatasi kesulitan-kesulitan ini akan dibuat kanal troubleshooting Slack.  

Workshop hari kedua Komunikasi dalam Incident Command System Penanganan Covid-19 di Rumah Sakit ditutup dengan fasilitator mengingatkan kembali untuk mengisi evaluasi Kirkpatrick setelah mengikuti workshop untuk melihat apakah workshop ini bermanfaat dan untuk mengatahui hal – hal yang penting untuk diperbaiki.

Reporter:

1. Indrawati Wurdianing
2. Ajeng Choirin

Bapelkes Semarang