Reportase

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Sesi Pembukaan Workshop”

Pembukaan

Workshop hari ini dibuka oleh Prof. dr. Laksono Trisnantoro dari PKMK FK - KMK UGM. Workshop ini akan memperkenalkan satu aplikasi yang bisa membantu untuk meningkatkan komunikasi dalam situasi COVID-19. Selama ini komunikasi dibangun melalui WhatsApp Group (WAG) dan aplikasi ini mudah untuk digunakan. Namun penggunaan WAG ini bisa menjadi suatu jebakan untuk komunikasi - komunikasi yang kompleks seperti yang ada di manajemen bencana dengan menggunakan ICS. Kemungkinan akan banyak pesan yang “tertimbun” dan pesan yang banyak ini sering mengalihkan topik diskusi di WAG. Sistem komunikasi di ICS perlu diintegrasikan ke dalam sistem manajemen untuk memperkuat struktur komando dan operasi yang ditetapkan. Salah satu platform komunikasi yang bisa digunakan adalah aplikasi Slack.

Implementasi Komunikasi dan Informasi dalam Struktur ICS HDP

Materi ini disampaikan oleh Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt dari Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK - KMK UGM. Materi ini membahas posisi komunikasi dalam struktur ICS dan memahami juklak yang dibutuhkan untuk komunikasi misalnya dengan adanya SOP komunikasi internal maupun eksternal. Komandan dan kepala seksi dalam komunikasi bertugas menyampaikan instruksi yang jelas kepada petugas/kepala seksi/sub seksi/staf di bawahnya. Kemudian staf memberikan feedback berupa laporan menggunakan media komunikasi yang disepakati. Jadi alur komunikasi dari atas ke bawah sudah jelas, apa yang penting diinformasikan, bagaimana menyampaikan informasi tersebut dan kepada siapa informasi tersebut disampaikan.

Pada sesi diskusi, rumah sakit RSUD Selong Lombok Timur menyampaikan bahwa sejauh ini platform komunikasi yang digunakan adalah WAG, namun SOP alur komunikasi belum disusun. RSU Charlie Kendal sedang menyiapkan komunikasi alternatif dengan menggunakan handy talky (HT). RSUD Sleman sudah memiliki juru bicara yang bertugas untuk menyampaikan informasi kepada pihak eksternal, untuk mengelola komunikasi dalam internal belum ditentukan. RSPAU dr.S.Hardjolukito sudah memiliki alur komunikasi yang baik, semua informasi keluar satu pintu jadi atas persetujuan komandan dulu. Komunikasi untuk operasional sudah terbangun dengan baik, misalnya operasional melaporkan terkait penanganan pasien (jumlah dan kondisi pasien yang ditangani) harus disampaikan setiap hari ke pos komando COVID-19.

Dok. PKMK FK-KMK UGM “Penyampaian Materi Implementasi Komunikasi dalam ICS dan Penggunaan Slack”

Tutorial Penggunaan Slack

Materi ini disampaikan oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD. Sesi ini memperkenalkan aplikasi Slack yang bisa digunakan untuk membangun komunikasi dalam ICS pada masa darurat bencana. Slack ini memiliki channel - channel khusus yang dapat mengkategorikan topik informasi yang akan dibahas oleh tim. Misalnya dalam konteks ICS maka bisa dibuat channel sistem komando, bidang operasional, perencanaan, logistik dan keuangan/administrasi. Channel ini bisa diatur apakah bisa diakses secara bebas atau hanya orang - orang tertentu. Ini akan memudahkan bagi anggota Slack untuk melihat perkembangan informasi per bidang. Jika ada anggota baru yang dimasukkan, anggota tersebut juga bisa melihat informasi yang sudah ada di Slack, berbeda dengan WAG, anggota baru tidak bisa membaca informasi yang yang ada di grup sebelum bergabung. Setelah pemateri menyampaikan turtorial pembuatan Slack ini, pemateri melakukan demo langsung mulai dari penginstalan sampai dengan penggunaan. Tutorial yang disampaikan adalah pembentukan grup Slack untuk admin dan tutorial bagi anggota yang mendapatkan undangan bergabung Slack.

Pada sesi diskusi, rumah sakit menanyakan apakah admin yang ingin mengundang anggota lainnya harus menggunakan email? Apakah bisa menggunakan nomor telepon, karena kondisi di rumah sakit banyak staf yang tidak menggunakan email. Sejauh ini Slack hanya bisa mengundang dengan menggunakan email, jadi disarankan supaya membuat email terlebih dahulu.

Workshop hari ini ditutup dengan penjelasan kembali tenatnag penugasan. Pada hari Rabu, 8 April peserta akan mengerjakan penugasan secara mandiri dan mencoba membuat Slack. Informasi selengkapnya terkait workshop ini silakan disimak di http://bencana-kesehatan.net/index.php/73-full-page/serial-hdp-rs/3919-free-online-workshop-komunikasi-dalam-incident-command-system-ics.

Reporter : Happy R Pangaribuan

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK-KMK UGM

Reportase

Figure 1 Prof. Laksono Trisnantoro membuka rangkaian webinar komunikasi

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK FK - KMK UGM kembali menggelar kursus jarak jauh mengenai komunikasi dalam Incident Command System (ICS) untuk memperkuat penanganan COVID-19 di rumah sakit untuk angkatan kedua. Setidaknya ada 17 rumah sakit dari seluruh Indonesia yang bergabung hari ini. Kursus online yang diselenggarakan secara gratis ini bisa terlaksana atas kerja sama antaa PKMK dan IPMG. Tujuan dari pertemuan kali ini yaitu membahas implementasi komunikasi dan informasi dalam struktur ICS serta memperkenalkan sebuah platform komunikasi yang direkomendasikan untuk ICS ini.

Moderator kursus yang mulai rutin diselenggarakan sejak Maret yang lalu ini adalah Happy Pangaribuan, MPH. Adapun narasumber pertemuan kali ini adalah:

1. Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt

Prof. Laksono Trisnantoro selaku guru besar di FK - KMK UGM membuka kursus kali ini dengan menyampaikan bahwa dalam situasi menghadapi pandemik seperti sekarang ini alat pendukung komunikasi menjadi sangat krusial dalam penyampaian informasi. Saat ini, platform yang paling populer digunakan ialah WhatsApp. Namun karena terlalu overrated, informasi di dalam komunikasi WhatsApp sendiri mudah sekali untuk tertimbun dengan pesan - pesan lain. Belum lagi diskusi yang sedang terjadi mudah teralihkan karena seperti candaan maupun hal - hal yang tidak terkait. Pada dasarnya memang WhatsApp ini dirancang lebih condong ke kehidupan sosial bukan ke ICS. Padahal, sistem komunikasi dalam ICS itu sendiri perlu yang tepat guna. Dalam ICS juga harus bisa memaksimalkan pertanggungjawaban tiap bidang serta dapat memperkuat struktur perintah sehingga perlu dicari platform komunikasi yang lain, contohnya adalah Slack.

Selanjutnya, narasumber Gde Yulian M.Epid, Apt menyampaikan implementasi komunikasi dalam ICS. Posisi komunikasi dalam struktur ICS itu bisa lewat internal yaitu alur komunikasi dan informasi, alat komunikasi yang dipakai dan eksternal yaitu masyarakat dan media. Yulian menekankan bahwa penting sekali untuk memahami bagan organisasi ICS. Dimana melalui bagan itu kita dapat melihat bagaimana informasi dalam tim diolah dan dikeluarkan ke luar tim. Di sini Incident Commander (IC) bertanggung jawab untuk menyampaikan instruksi yang jelas kepada staf di bawahnya . Informasi -informasi ini kemudian bisa dikeluarkan kepada penanggung jawab informasi dan juga petugas penghubung. Penting digarisbawahi bahwa sistem komunikasi ICS ini bersifat vertikal sehingga alur komunikasi tidak simpang siur yang akan mempengaruhi konten dari informasi itu sendiri. Kemudian hal yang paling penting adalah saat memberikan instruksi harus selalu ada dokumentasinya. Sangat disarankan untuk ada orang khusus yang ditugaskan untuk merekam semua informasi yang keluar dari IC.

Gde melanjutkan terdapat dua aspek komunikasi yaitu pertama fisik yang berhubungan dengan peralatan dan alat teknologi yang dipakai dan kedua adalah konsep dalam komunikasi. Di saat sekarang ini, banyak contoh informasi yang benar tapi tidak berhubungan sehingga memberi efek yang tidak produktif. Pengirim dan penerima itu harus terkoneksi. Dalam kasus COVID-19 ini, RS yang yang sudah menjadi RS rujukan harus mengetahui bagaimana memberikan informasi yang benar kepada pasien, keluarga pasien, staf penerima pasien misalnya satpam, petugas admin, dan sebagainya. Saat ini kita sudah masuk dalam situasi komunikasi dalam krisis. Sehingga PR kita adalah menghasilkan informasi yang tepat dan cepat.

Dalam sesi diskusi, pembahasan pertama adalah tentang hasil survei yang dikumpulkan oleh 13 RS. Dari situ, terlihat bahwa 84% platform komunikasi yang digunakan adalah melalui WhatsApp, sedangkan baru 38% RS yang memiliki petunjuk pelasanaan komunikasi. Hanya ada 1 RS yang menggunakan rapat koordinasi dalam berkomunikasi. Padahal menurut narasumber kita, rapat koordinasi maupun diskusi verbal yang pastinya dilakukan oleh hampir semua rumah sakit, pun termasuk dalam sistem komunikasi. Sehingga ini juga harus ada alur maupun pencatatannya. Hal ini lalu ditambahkan oleh RS Bethesda Yogyakarta melalui dr. Pudji yang mengatakan bahwa di RS mereka, setiap pagi jam 8 – 10 dilaksanakan rapat yang dipimpin oleh IC. Di situ dilaporkan berapa banyak ODP, PDP dan pasien yang sedang dirawat hari itu, kebutuhan fasilitas dan maslaah - masalah yang dihadapi, informasi dari dinas kesehatan juga disampaikan. Semua dibuat notulen oleh sekretaris.

Contoh lain dari RSIA Muhamadiyah Malang yang memakai grup WhatsApp sebagai salah satu platform komunikasi dan sudah masuk ke juklak. Namun kekurangannya adalah informasi di WhatsApp itu sendiri sering terlewat. Narasumber Pak Gde Yulian kemudian mengusulkan bahwa di juklak tersebut bisa ditambahkan mengenai personel yang mencatat isi dari informasi maupun info - info yang dikemukakan di WhatsApp. Pada intinya sistem ICS ini pertanggungjawabannya harus jelas. Sehingga ke depannya harus dibuat alur komunikasi jika melalui telepon atau diskusi langsung atau HT atau whatsapp atau platform apapun.

Figure 2. Peserta RSIA Muhamadiyah Malang sedang mengikuti kursus online tentang komunikasi dalam ICD

Kasus dari RSUD Ngudi Waluyo Blitar yang disampaikan oleh dr. Dheka adalah belum memiliki juklak tapi saat ini mobilisasi sumber daya sudah berjalan cukup baik. Sehingga tindak lanjut yang diperlukan selanjutnya adalah mendokumentasikan alur mobilisasi tersebut dalam sebuah prosedur. Adapula drg. Siti Andayani dari RS Khusus Kanker Onkologi Sentani yang menyampaikan bahwa di rumah sakit mereka yang masih baru berjalan ini, mereka telah memiliki tata laksana penanggulangan bencana alam. Namun belum memiliki untuk penanggulangan wabah. Ini juga menjadi perhatian dari banyak rumah sakit lain yang belum siap dalam hal manajemen komunikasi untuk menghadapi pandemic seperti saat ini.

Materi selanjutnya disampaikan oleh dr. Dhite Bayu Nugroho, MSc, PhD dari Clinical Epidemiology and Biostatistics Unit (CEBU) FKKMK UGM yang menyampaikan bahwa dalam bencana kita butuh koordinasi internal dan eksternal. Untuk komunikasi kita butuh strategi komunikasi yang tepat. Media komunikasi di sini berperan penting. Saat ini penggunaan platform berbasis internet telah banyak digunakan. Namun untuk koordinasi ICS itu sendiri dr. Dhite menganjurkan untuk menggunakan Slack. Slack ini tersedia di website di laptop maupun di aplikasi di ponsel pintar. Adapun fitur unggulan slack adalah bisa memiliki channels atau kanal-kanal sehingga bisa mendiskusikan topik yang spesifik. Adapun keunggulan lain dari slack adalah untuk dokumentasi dari informasi yang ada, kejelasan dari distribusi dan delegasi tugas, pembagian topik dalam kanal - kanal hingga bisa integrase ke aplikasi lainnya misalnya ke polling, kalender, email dan twitter.

Selanjutnya peserta kursus ini diberikan tugas untuk mengisi bagan dari ICS dan juga mencoba penerapan alat komunikasi menggunakan platform Slack, untuk kemudian dapat dilihat visibilitas dari aplikasi tersebut. Pertemuan selanjutnya akan dilaksanakan pada Kamis, 16 April 2020.

Reporter: Sandra Frans (PKMK UGM)