Table Top Exercise (TTX) Dokumen Perencanaan Penanggulangan Bencana di Rumah Sakit

Salah satu cara yang dilakukan menguji keoperasionalan dokumen melalui Table Top Exercises (TTX). Kegiatan table top exercise membutuhkan persiapan yang matang seperti pemahaman terhadap dokumen yang akan diuji coba, penyusunan skenario, dan penyusunan pemain. TTX ini dirancang untuk menguji kemampuan teoritis dan manajemen (berdasarkan dokumen) petugas rumah sakit untuk menanggapi situasi bencana yaitu bagaimana mereka memahami tugas dan fungsi mereka saat bencana. Kemudian meninjau dan mendiskusikan kembali tindakan apa saja yang perlu ditambahkan dalam dokumen

Tenaga Konsultan dan Asisten Konsultan

dr. Hendro Wartatmo, SpB.KBD
dr. Sulanto Saleh Danu, Sp.FK
Sutono, S.Kp, M.Sc, M.Kep
dr. Bella Donna, M.Kes
Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
Madelina Ariani, SKM, MPH
Happy Pangaribuan, SKM, MPH

Waktu Pelaksanaan

Hari/Tanggal   : Rabu - Kamis / 27 – 28 Juli 2022
Tempat     : daring
Waktu : 08.00 – 15.00 WIB (hari pertama)
        09.00 – 12.00 WIB (hari kedua)

Hari Pertama
Waktu		Materi/Kegiatan
08.00 – 08.10 WIB		Pengantar dan Pembukaan
08.10 – 08.20 WIB		Pemaparan skenario
08.20 – 12.00WIB		Pelaksanaan TTX : Manajemen respon awal kejadian dan aktivasi tim bencana
12.00 – 13.00 WIB		ISHOMA
13.00 – 14.00 WIB 14.40 – 14.45 WIB		Pelaksanaan TTX (lanjutan) Manajemen penanganan korban, manajemen logistic dan relawan
14.45 – 15.00 WIB		Rencana Tindak Lanjut dan Penutup
Hari Kedua
Waktu	Materi/Kegiatan
09.00 – 11.00 WIB	Evaluasi Kegiatan Simulasi (TTX) dan Revisi Dokumen
11.00 – 12.00 WIB	Presentasi akhir dari hasil revisi dokumen

Biaya Kepesertaan

Biaya kepesertaan sebesar Rp. 3.000.000 per instansi RS (Anggota tim maksimal 10 orang/institusi untuk paket TTX online). Peserta akan mendapatkan sertifikat ber SKP PAKKI, IAKMI dan IDI.

Pembayaran peserta dapat dilakukan dengan melalui transfer ke rekening panitia:

No Rekening : 9888807171130003

Nama Pemilik : Online Course/ Blended Learning FK UGM

Nama Bank : BNI

Alamat : Jalan Persatuan, Bulaksumur Yogyakarta 55281

Bukti transfer pembayaran tersebut di kirim melalui Whatsapp Messenger ke 082134116190 dengan diberi nama lengkap peserta. Pendaftaran peserta dapat dilakukan online melalui

DAFTAR PENDAMPINGAN

Pendampingan Online Hospital Disaster Plan

Kerangka Acuan
Reportase

Kerangka Acuan

Hospital disaster plan diamanatkan dalam UU Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang salah satu bunyinya: Rumah sakit mempunyai kewajiban memiliki sistem pencegahan kecelakaan dan penanggulangan bencana. Namun, penyusunan hospital disaster plan (HDP) yang terkendala di rumah sakit akan menyebabkan sulitkan operasionalisasi manajemen penanganan bencana mulai dari pembagian tugas yang jelas, alur komunikasi dan rencana alternatif. Divisi Manajemen Bencana Kesehatan PKMK UGM menyelenggarakan Pelatihan dan Pendampingan HDP pada Mei hingga Juli 2022. Kegiatan ini intensif dilakukan secara online dengan biaya 5 juta Rupiah per instansi (5 orang/ instansi).

bimtek hdp bencana rev mei2

TENAGA KONSULTAN DAN ASISTEN KONSULTAN

dr. Hendro Wartatmo, SpB.KBD
dr. Sulanto Saleh Danu, Sp.FK
dr. Bella Donna, M.Kes
Gde Yulian Yogadhita M.Epid, Apt
Madelina Ariani, SKM, MPH
Happy Pangaribuan, SKM, MPH
dr. Wahyu Kartiko Tomo, Sp.B
dr. Yudha Mathan Sakti, SpOT

JADWAL DAN MATERI KEGIATAN

Pertemuan 1 : Rabu, 11 Mei 2022 pukul 09.00 – 12.00 WIB
Pertemuan 2 : Rabu, 8 Juni 2022 pukul 09.00 – 12.00 WIB
Pertemuan 3` : Rabu, 22 Juni 2022 pukul 09.00 – 12.00 WIB
Pertemuan 4 : Rabu, 29 Juni 2022 pukul 09.00 – 12.00 WIB
Pertemuan 5 : Rabu, 13 Juli 2022 pukul 09.00 – 12.00 WIB

BIAYA KEPESERTAAN

Biaya kepesertaan Pelatihan dan Pendampingan sebesar Rp.5.000.000 / instansi. Peserta pelatihan dikenai biaya sebagai tim (Anggota tim maksimal 5 orang/institusi)
Peserta akan mendapatkan sertifikat ber SKP PAKKI, IDI dan IAKMI

Pembayaran peserta dapat dilakukan dengan melalui transfer ke rekening panitia:

No Rekening : 9888807171130003
Nama Pemilik : Online Course/ Blended Learning FK UGM
Nama Bank : BNI
Alamat : Jalan Persatuan, Bulaksumur Yogyakarta 55281

Bukti transfer pembayaran tersebut di kirim melalui Whatsapp Messenger ke Nomor 082134116190 dengan diberi nama lengkap peserta.

Pendaftaran peserta dapat dilakukan online melalui google form

https://bit.ly/RegPendampinganHDP

Reportase

Rabu, 11 Mei 2022

Reportase

Pelatihan dan Pendampingan Online
Penyusunan Rencana Penanganan Bencana di Rumah Sakit
(Hospital Disaster Plan)

Mei – Juli 2022 | Rabu, 11 Mei 2022

Dok. PKMK FK - KMK UGM “Moderator, Narasumber dan Fasilitator Pelatihan HDP”

Pertemuan pertama pelatihan dan pendampingan penyusunan Hospital Disaster Plan dimoderatori oleh dr. Satrio Pamungkas. Rumah sakit yang mengikuti pelatihan ini sebanyak 7 RS yaitu RSUD Bali Mandara, RS Keselamatan Kerja Jawa Barat, RSUD Kota Dumai, RSUD Jusuf Tarakan, RSUD Bridjen H Hasan Basri, RSKB Halmahera dan RSUD Zainal Abidin. Sesi pertama dr. Bella Donna, M.Kes memaparkan Komponen Disaster Plan kemudian dilanjutkan dengan pemaparan Sistem Komando dan Pengorganisasian. Komponen Hospital Disaster Plan mencakup profil singkat RS, sistem pengorganisasian saat bencana serta tupoksi, analisis risiko, SOP saat bencana, fasilitas saat bencana dan formular yang dibutuhkan. Seluruh komponen tersebut sesuai juga dengan penilaian akreditasi RS dalam kesiapan penanganan bencana. Dokumen HDP yang akan disusun diupayakan operasional, jelas sistem pengorganisasian dan komandonya, artinya melalui dokumen ini staf dapat memahami apa yang menjadi tugasnya Ketika terjadi bencana. Struktur pengorganisasian yang akan disusun bukannya satu organisasi baru namun disusunkan berdasarkan struktur sehari - hari di RS. Misalnya jika dalam sehari hari bertugas untuk bidang farmasi maka dalam struktur pengorganisasian saat bencana orang tersebut ditempatkan dalam bidang logistik. Perlu dipahami juga, struktur pengorganisasian ini diaktifkan saat bencana terjadi akan lebih mudah jika disusun dengan pendekatan Incident Command System.

Pada sesi diskusi RS Keselamatan Kerja (RSKK) Jawa Barat menanyakan bagaimana meningkatkan minat RS untuk memberikan perhatian prioritas kepada dokumen HDP. Risiko yang paling besar di RSKK adalah kebakaran. Rumah sakit dalam satu gedung. Tantangan RS Ketika melakukan simulasi adalah informasi terkait Penanggulangan Bencana masih terbatas, HDP ini belum menjadi prioritas bencana. Sehingga Ketika dilakukan simulasi banyak yang tidak ikut. Dr. Bella Donna merespon memang selama ini tugas K3 hanya berfokus pada keselamatan dan kecelakaan, sementara dalam HDP ini sudah masuk didalamnya fungsi dan peran K3. Pemahaman ini yang harus rutin disosialisasikan, bahwa peran K3 masuk dalam dokumen HDP. Sosialisasi harus melibatkan kepemimpinan, peran kepemimpinan ini yang membuat tim aktif.

Dok PKMK FK - KMK UGM “Review Dokumen HDP RS H.Hasan Basri”

Pada sesi review, dr. Satrio bersama dengan Happy Pangaribuan, MPH menampilkan ceklist komponen HDP yang sudah ada dalam dokumen HDP peserta. Beberapa komponen tersebut sudah ada dalam dokumen, namun beberapa yang perlu dilengkapi detail tupoksi, fasilitas saat bencana dan analisis Risiko. Selanjutnya peserta dibagi ke dalam 3 room zoom untuk mengerjakan penugasan struktur pengorganisasian dan tupoksi. Masing - masing room didampingi oleh fasilitator, sehingga diskusi dapat dilakukan secara langsung. Beberapa RS menggunakan pendekatan Major Incident Medical Management Support (MIMMS) dalam struktur pengorganisasian dan ada juga RS yang sudah menggunakan pendekatan ICS.

Rencana Tindak Lanjut sekitar 3 minggu RS akan melanjutkan penyusunan struktur pengorganisasian dan tupoksi secara mandiri dan didampingi oleh fasilitator. Akan dibuat WAG khusus pendampingan penyusunan dokumen. Pertemuan kedua akan dilaksanakan pada Rabu, 8 Juni 2022 untuk membahas analisis risiko (HIS, HVA).

Reporter : Happy R Pangaribuan

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan, PKMK FK - KMK UGM

Rabu, 8 Juni 2022

Dok. PKMK FK - KMK UGM
“Peserta Pelatihan”

Pertemuan kedua dimoderatori oleh dr. Satrio Pamungkas, dimana pada perteman ini terdapat sesi pemaparan penugasan sistem komando, pengorganisasian dari masing - masing RS dan sesi materi analisis risiko melalui (HVA dan HSI). Ketujuh RS memaparkan penugasan sistem pengorganisasian berdasarkan diskusi tim, sesi pemaparan dipandu oleh Happy R Pangaribuan, MPH. RS ada yang menyusun pengorganisasian menggunakan pendekatan ICS dan pendekatan MIMMS. Fasilitator dr. Bella Donna, M.Kes dan Gde Yulian Yogadhita memberikan masukan terhadap sistem pengorganisasian RS. Penyusunan dalam pengorganisasian tidak masalah apakah menggunakan pendekatan MIMMS dan ICS, yang penting itu bagaimana bisa dilakukan supaya operasional. Terlihat RSUD Kota Dumai dalam menyusun sudah menyesuaikan dengan fungsi struktur organisasi sehari - hari. Fungsi sehari - hari dalam situasi normal harus sama dengan situasi kedaruratan. Jika sehari - hari berperan mengelola logistik maka dalam situasi darurat tetap logistk. Hal menarik lainnya ada RS yang sudah menyiapkan khusus mendampingi tamu kenegaraan, ini masukan yang bagus, karena memang hal semacam ini sering terjadi. Terdapat stakeholder engagement, dalam struktur bisa dimasukkan staf ahli untuk mendampingi tamu kenegaraan. Hal yang menjadi masukan untuk semua RS adalah menuliskan pelimpahan wewenang dalam tupoksi.

Dok. PKMK FK - KMK UGM
“Diskusi Hasil Penugasan (kiri) dan Pemaparan Materi Analisis Risiko (kanan)

Sesi selanjutnya Madelina Ariani menyampaikan materi Analisis Risiko dengan memperlihatkan contoh menggunakan tool Hazard Vulnerability Analysis (HVA) dan tool Hospital Safety Index (HSI). Secara umum terdapat 3 langkah melakukan analisis risiko yaitu (1) Menentukan kemungkinan potensi ancaman bencana; (2) Menilai dampak bencana dan (3) Menganalisis risiko. RS melakukan self assessment kesiapan menghadapi bencana dengan menggunakan tools HIS dari WHO agar RS mengetahui kekurangan yang harus dipenuhi untuk menghadapi bencana. Setelah risiko bencana, maka dapat dilakukan prioritas dalam penanganan bencana. Prioritas utama adalah bencana dengan risiko tinggi terhadap terjadinya risiko krisis kesehatan. Selanjutnya peserta dibagi ke dalam 3 breakout room untuk penugasan pengerjaan analisis risiko yang didampingi oleh fasilitator.

Rencana tindak lanjut sekitar 2 minggu RS akan mengerjakan revisi struktur pengorganisasian dan tupoksi, dilanjutkan mengerjakan analis risiko. Proses penugasanan tersebut dilakukan secara mandiri dan didampingi oleh fasilitator, peserta diperbolehkan berdiskusi kapanpun melalui WAG. Pertemuan ketiga akan dilaksanakan pada Rabu, 22 Juni 2022 untuk membahas Logistik Medik dan Manajemen Relawan.

Reporter : Happy R Pangaribuan

Divisi Manajemen Bencana Kesehatan, PKMK FK - KMK UGM

Rabu, 22 Juni 2022

Pendampingan Hospital Disaster Plan

22 Juni 2022

Pada Rabu (22/6/2022) diadakan pertemuan lanjutan pendampingan Hospital Disaster Plan (HDP) secara daring yang dimoderatori oleh Happy R. Pangaribuan, MPH. Sesi ini dihadiri 6 rumah sakit dari total 7 rumah sakit dikarenakan 1 RS ijin berhalangan hadir. Materi pertama disampaikan oleh Madelina Ariani, MPH tentang penugasan analisis risiko. Madelina menyampaikan analisis risiko rumah sakit dapat dihitung, salah satunya, dengan metode Hospital Safety Index (HSI) yang selanjutnya HSI membantu rumah sakit untuk meningkatkan kesiapsiagaan bencana. Penilaian HSI dilakukan secara mandiri, untuk itu petugas rumah sakit perlu belajar modul HSI guide for evaluators. Selanjutnya Madelina memandu para peserta untuk mengisi pertanyaan - pertanyaan yang ada di dalam form HSI.

Materi selanjutnya dipaparkan oleh Apt. Gde Yulian Yogadhita, M.Epid, dengan topik Implementasi Logistik dalam Dokumen Penanggulangan Bencana di Rumah Sakit. Gde mengawali presentasinya dengan berpesan bahwa persiapan logistik sangat penting karena merupakan salah satu unsur pokok manajemen bencana. Persiapan logistik yang baik dapat menentukan berhasil atau gagalnya manajemen bencana. Secara konsep, manajemen logistik merupakan proses perencanaan, mengelola, dan mengontrol aliran bantuan untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak. Proses manajemen logistik ini sudah dimulai saat fase mitigasi dan persiapan bencana yang nantinya ketika terjadi bencana (memasuki fase respon), proses ini dapat berkesinambungan. Pada fase pra bencana, kita dapat memperkirakan kebutuhan yang nantinya akan melonjak pada saat memasuki fase respon. Gde mencontohkan terdapat metode kalkulasi dari WHO untuk menghitung kebutuhan suplai esensial penanganan pandemi COVID-19. Manajemen logistik tergabung dalam struktur organisasi Incident Commander System (ICS). Hasil penelitian menunjukkan bahwa dengan adanya ICS, respon penanganan bencana terbukti lebih efektif. Gde melanjutkan materinya dengan penjelasan Berita Acara Serah Terima (BAST), peta risiko, peta respon, dan manajemen relawan.

Sesi berikutnya praktik BAST, praktik denah fasilitas RS untuk bencana, dan praktik manajemen relawan oleh para peserta. Fasilitator memberikan catatan bahwa tugas pokok organisasi yang dibuat para peserta masih secara umum, perlu dirancang lebih detil. dr. Bella Donna, M.Kes mengingatkan bahwa tugas tim logistik cukup berat, karena tim tersebut harus menyediakan kebutuhan operasional, melakukan pengecekan dan pendistribusian bantuan. Bella menyarankan tim logistik lebih baik dipisahkan dari tim keuangan dan perencanaan karena berdasarkan pengalaman di lapangan, tim logistik dapat bergerak lebih leluasa ketika terpisah dari tim yang lain sehingga sangat memudahkan saat kondisi darurat, selain itu perlu adanya pendamping warga lokal yang bisa menghubungkan antara korban bencana dan penolong, serta perlu adanya manajemen relawan dan bantuan. Acara ditutup dengan pengarahan untuk pertemuan berikutnya.

Reportase oleh dr. Satrio Pamungkas

Divisi Manajemen Bencana FK - KMK UGM

Rabu, 29 Juni 2022

Pendampingan Hospital Disaster Plan

29 Juni 2022

Pada Rabu (29/6/2022), diadakan pertemuan lanjutan pendampingan Hospital Disaster Plan (HDP) secara daring yang dimoderatori oleh Happy R. Pangaribuan, MPH. Sesi kali ini membahas tentang perencanaan surge capacity dan standard operating procedure (SOP) dalam HDP yang dihadiri oleh total 7 peserta rumah sakit. Materi diawali dengan laporan secara singkat perkembangan penugasan struktur pengorganisasian, HVA dan HSI oleh masing - masing rumah sakit. Selanjutnya topik perencanaan surge capacity disampaikan oleh dr. Bella Donna, M.Kes.

Bella menyampaikan bahwa surge capacity adalah kemampuan sistem pelayanan kesehatan menambah kapasitas untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat secara cepat. Surge capacity terdiri atas 4 komponen: Struktur (fasilitas), staf (SDM), logistik, dan sistem (kebijakan). Bella menyebutkan jenis struktur atau fasilitas yang bisa dimanfaatkan antara lain rumah sakit yang sudah tidak berfungsi seperti rumah sakit di pulau Galang, Batam, dalam penanganan pandemi COVID-19, memanfaatkan fasilitas yang dapat diubah menjadi rumah sakit, contohnya wisma atlit dan wisma haji yang diubah menjadi rumah isolasi/karantina, dan membuat fasilitas bergerak dan portabel seperti rumah sakit container dan rumah sakit lapangan tenda.

Staf atau sumber daya manusia yang perlu diperhatikan dalam pemenuhan surge capacity adalah jumlah personel yang dibutuhkan, jenis tenaga kesehatan, kemampuan atau kompetensi yang diperlukan, perlindungan/asuransi dan gaji/honor bagi staf baru. Dalam hal logistik, hal vital seperti alat dan ruang medis, alat pelindung diri, obat - obatan sangat dibutuhkan, selain itu perlu diperhatikan juga pengelolaan sampah dan pengolahan limbah. Komponen terakhir adalah sistem atau kebijakan yang mana terintegrasi dari organisasi incident commander system, didukung oleh pedoman, prosedur, sistem komunikasi, data dan informasi, serta pendanaan lalu berhubungan dengan pimpinan wilayah seperti pemerintah daerah, dinas kesehatan setempat yang diperkuat dengan nota kesepahaman.

Materi kedua oleh Madelina Ariani, MPH dengan judul standard operating procedure (SOP) dalam HDP. Madelina menyebutkan terdapat 16 SOP berdasarkan HSI yang harus dimiliki oleh rumah sakit dalam dokumen HDP. Dari 7 peserta rumah sakit ini, kebanyakan peserta baru memiliki beberapa SOP saja. SOP dalam HDP dibutuhkan untuk memenuhi standar yang diperlukan dalam penanggulangan bencana dan krisis kesehatan yang tidak terdapat pada aktivitas sehari - hari. Para peserta diajak untuk mengidentifikasi kegiatan apa yang ada di situasi bencana namun tidak ada dalam kegiatan keseharian melalui beberapa pertanyaan seperti bagaimana mengaktifkan tim bencana dan bagaimana mengirimkan/menugaskan tim ke daerah bencana. Prinsip penyusunan SOP adalah mudah, jelas, efisien, efektif, selaras, terukur, dinamis, dan terbaru. Tahapan menyusun SOP dalam HDP adalah persiapan, identifikasi kebutuhan SOP, penulisan & pelaksanaan, dan monitoring evaluasi.

Agenda pertemuan hari ini ditutup dengan tanya jawab oleh para peserta dengan narasumber. Para peserta antusias dalam sesi kali ini, mereka bertanya terkait kondisi yang ada di rumah sakit masing - masing. Acara ditutup dengan pemberian tugas untuk seluruh rumah sakit yang hadir yang akan dibahas pada pertemuan berikutnya.

Reporter: dr. Satrio Pamungkas

Divisi Manajemen Bencana PKMK FK-KMK UGM

Jumat, 15 Juli 2022

Pada Jumat (15/7/2022), diadakan pertemuan kelima pelatihan Hospital Disaster Plan (HDP) secara daring. Pertemuan kali ini diikuti oleh 5 rumah sakit dan dimoderatori oleh Happy R. Pangaribuan, MPH. Sesi pertama yaitu pemaparan rangkuman dokumen HDP yang telah disusun oleh seluruh peserta. Presentasi RSUD Kesehatan Kerja (RSKK) Provinsi Jawa Barat disampaikan oleh Nurbaeti. Nurbaeti menyampaikan dokumen HDP RSKK terdapat tambahan HVA & HSI dan beberapa SOP. Nurbaeti mengatakan masih terdapat kekurangan pada bagian manajemen bencana dikarenakan penyusunan dokumen ini belum selesai dan belum disosialisasikan. Pihaknya sudah membuat beberapa SOP seperti aktivasi sistem komando, penanganan darurat saat memberikan bantuan di luar RS, persiapan kedatangan dan rencana penanggulangan darurat bencana, dan pengakhiran penanganan bencana eksternal. Selanjutnya, penjelasan HDP Rumah Sakit Khusus Bedah (RSKB) Halmahera Siaga oleh Wiwi. Penjelasan isi HDP oleh Wiwi disampaikan dari bab awal hingga akhir. Namun, terdapat SOP belum dibuat dikarenakan memerlukan proses lebih lanjut. Pemaparan terakhir dari RSUD Bali Mandara diwakili oleh Jaya yang menjelaskan dokumen HDP dari awal hingga akhir, namun masih terdapat kekurangan pada bagian SOP. Setelah para peserta menjelaskan dokumen mereka, acara dilanjutkan dengan pemberian masukan oleh para fasilitator yaitu Madelina Ariani, MPH, dr. Bella Donna, M.Kes, dan Apt. Gde Yulian Yogadhita, M. Epid.

Para fasilitator menyampaikan bahwa mereka mengapresiasi usaha para peserta yang telah mengikuti seluruh rangkaian sesi pelatihan dan sudah membuat dokumen HDP hingga dapat dipresentasikan di akhir sesi. Lalu, Madelina memberikan masukan berupa perlu adanya tugas pokok organisasi terkait alur pelaporan, memperbaiki penghitungan HSI dan HVA, dan memasukkan layanan yang ada di rumah sakit dan sarana dan prasarana yang ada di rumah sakit ke dalam dokumen HDP. Bella mengingatkan bahwa HDP merupakan dokumen yang hidup yang berarti akan ada revisi terus menerus sesuai kebutuhan kondisi. Harapannya masing - masing peserta membuat rencana tindak lanjut untuk me - review dokumen. Bella menambahkan perlunya SOP jika terjadi dua bencana yang terjadi bersamaan atau dalam satu waktu misalnya pada masa pandemi COVID-19 terjadi kasus keracunan makanan. Gde membagikan petunjuk teknis sebagai bahan acuan untuk para peserta membuat SOP. Gde juga menyampaikan perlu adanya pelimpahan SOP dan skenario.

Reportase oleh dr. Satrio Pamungkas – Divisi Manajemen Bencana Kesehatan, PKMK UGM